500 áo được giao đến. Tổng số lượng có thể đúng. Nhưng điều người phụ trách cần biết là: Đúng loại chưa? Đúng size chưa? Đúng màu chưa? Đúng logo chưa? Có thiếu ở bộ phận nào không? Có sản phẩm nào cần xử lý không? Với đơn hàng lớn, đừng kiểm theo trí nhớ. Hãy kiểm theo một trình tự cố định: Chứng từ → số lượng → size → mẫu → chất lượng → sai lệch
Kiểm nhận đồng phục số lượng lớn trước khi bàn giao cho nhân viên
1. Kiểm nhận đồng phục số lượng lớn bắt đầu từ việc kiểm đúng thứ tự
Một lỗi thường gặp là: Hàng đến → mở thùng → lấy áo ra → đếm → kiểm → xếp lại. Nếu đơn hàng có nhiều loại sản phẩm, nhiều size và nhiều phòng ban, cách này rất dễ làm dữ liệu bị trộn. Thay vào đó:
- Giữ nguyên phân loại ban đầu: Xác định từng: Thùng, Loại sản phẩm, Phòng ban, Chi nhánh và Size.
- Lấy chứng từ làm mốc: Chuẩn bị: Đơn đặt hàng → Danh sách size → Phiếu giao hàng → Mẫu đã duyệt
- Kiểm từ tổng đến chi tiết: Tổng số lượng → Loại sản phẩm → Size → Mẫu → Chất lượng Nguyên tắc: Kiểm theo cấu trúc giúp phát hiện sai lệch nhanh hơn kiểm ngẫu nhiên không có thứ tự.
>> XEM THÊM: Nhận đồng phục rồi, doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?
2. Bước 1 – Chuẩn bị đủ thông tin để đối chiếu
Trước khi mở hàng, người phụ trách nên có ít nhất:
Tài liệu cần kiểm khi nhận đồng phục
Không nên kiểm hàng chỉ dựa vào phiếu giao hàng. Phiếu giao hàng cho biết nhà cung cấp giao gì. Đơn đặt hàng cho biết doanh nghiệp cần nhận gì. Hai dữ liệu cần được đối chiếu với nhau.
Đối chiếu phiếu giao hàng và đơn đặt hàng khi kiểm nhận đồng phục
3. Bước 2 – Xác nhận tổng trước, chưa cần đi vào từng sản phẩm
Bắt đầu bằng câu hỏi: Doanh nghiệp đặt bao nhiêu? Nhà cung cấp giao bao nhiêu? Thực tế nhận bao nhiêu? Ví dụ:
Đối soát số lượng giao nhận đồng phục
Nếu tổng số lượng chưa khớp, hãy xác định ngay nhóm hàng sai lệch trước khi tiếp tục. Đừng ghi “thiếu hàng”. Hãy ghi: Thiếu sản phẩm gì – size nào – bao nhiêu – nằm ở nhóm nào. Thông tin càng cụ thể, việc xử lý càng nhanh.
4. Bước 3 – Tổng số lượng đúng chưa có nghĩa là size đã đúng
Đây là điểm rất dễ bị bỏ qua. Ví dụ doanh nghiệp đặt:
Bảng đối chiếu số lượng theo chai
Tổng vẫn là 300. Nhưng: Thiếu 2 size M → Dư 2 size L. Nếu chỉ kiểm tổng số lượng, vấn đề chỉ được phát hiện khi nhân viên bắt đầu nhận hàng.
>> XEM THÊM: Làm sao quản lý size khi doanh nghiệp liên tục có nhân viên mới và nghỉ việc?
Kiểm tra số lượng đồng phục theo từng size S M L XL
5. Bước 4 – Đừng kiểm bằng trí nhớ, hãy đặt mẫu chuẩn bên cạnh
Sau khi số lượng và size đã khớp, chuyển sang kiểm sản phẩm. Mẫu đã duyệt nên được sử dụng làm mốc đối chiếu. Kiểm lần lượt:
- Màu sắc: Có đúng màu đã duyệt không?
- Form dáng: Kiểu dáng và các chi tiết chính có đúng mẫu không?
- Logo: Kiểm tra vị trí, Kích thước, Màu sắc, Nội dung và Hình thức thêu/in.
- Phụ liệu: Nút, Khóa kéo, Bo, Phản quang, Nhãn, Túi và Phụ kiện khác.
- Chi tiết nhận diện: Kiểm những yếu tố riêng của doanh nghiệp trước khi hàng được phân phát. Mẫu duyệt là điểm tham chiếu tốt hơn trí nhớ.
6. Bước 5 – Đừng kiểm chung chung bằng câu “hàng có đẹp không?”
Hãy chia chất lượng thành các nhóm dễ kiểm.
- Ngoại quan: Có sạch không?, Có vết bẩn bất thường không? và Có lỗi nhìn thấy rõ không?.
- Đường may: Có bung chỉ không?, Có bỏ mũi không? và Có chi tiết bất thường cần ghi nhận không?.
- Logo/in/thêu: Đúng vị trí?, Đúng nội dung? và Có lỗi rõ ràng?.
- Phụ liệu: Nút, Khóa, Bo, Dây, Tem nhãn và Chi tiết chức năng.
- Đóng gói: Đúng sản phẩm?, Đúng size?, Tem nhãn rõ? và Có thuận tiện cho phân phát?.
Kiểm tra chất lượng đường may logo và phụ liệu đồng phục khi nhận hàng
Chọn mức kiểm phù hợp với quy mô và yêu cầu của đơn hàng
Không phải tình huống nào cũng cần kiểm theo cùng một cách. Doanh nghiệp nên căn cứ vào:
Quy mô đơn hàng, Cách đóng gói, Mức độ phức tạp của sản phẩm, Tiêu chuẩn nghiệm thu đã thống nhất, Yêu cầu kiểm soát chất lượng và Mức độ rủi ro của từng hạng mục.
Với các chi tiết quan trọng như: Logo – nhận diện – sản phẩm đặc biệt – size đặc biệt – hạng mục có yêu cầu riêng, nên ưu tiên kiểm kỹ hơn. Điều quan trọng nhất là: Phương pháp kiểm phải được thống nhất trước và có dữ liệu ghi nhận.
7. Bước 6 – Tách riêng, ghi nhận, chụp lại và xác định người xử lý
Khi phát hiện vấn đề, không nên chỉ gọi điện hoặc nhắn: “Hàng bên em có vấn đề.” Hãy thực hiện 4 việc:
- Tách riêng: Không để sản phẩm cần kiểm tra lẫn vào hàng đạt.
- Ghi nhận: Ghi rõ: Sản phẩm → Size → Số lượng → Vấn đề
- Chụp hình: Ảnh cần thể hiện được vấn đề và mã/size liên quan nếu có.
- Xác nhận hướng xử lý: Ghi: Ai xử lý → Cách xử lý → Thời hạn → Kết quả
>> XEM THÊM: Khi đồng phục phát sinh vấn đề, doanh nghiệp nên xử lý theo thứ tự nào?
Ghi nhận sản phẩm đồng phục cần xử lý sau khi kiểm nhận
8. Trước khi kết thúc kiểm nhận, hãy kiểm lại 10 điểm
Đúng loại sản phẩm, Đúng tổng số lượng, Đúng số lượng từng size, Đúng màu sắc, Đúng mẫu/form đã duyệt, Đúng logo và vị trí nhận diện, Phụ liệu đúng yêu cầu, Không có lỗi bất thường cần xử lý ngay, Hàng được phân loại/đóng gói rõ ràng và Các sai lệch đã được ghi nhận và có người xử lý.
9. Kiểm nhận xong là lúc chuẩn bị cho bước phân phát
Một đơn hàng đã kiểm xong nhưng bị trộn lại có thể tạo ra một vấn đề mới. Sau kiểm nhận, giữ hàng theo cấu trúc: Chi nhánh, phòng ban, nhóm/cá nhân, size, số lượng. Nếu có nhiều địa điểm nhận hàng, nên tách riêng từng khu vực trước khi vận chuyển tiếp.
>> XEM THÊM: Cách phân phát đồng phục cho nhiều phòng ban, chi nhánh mà không bị nhầm
10. Những cách kiểm nhận dễ khiến doanh nghiệp phải làm lại
- Chỉ kiểm tổng số lượng: Tổng đúng nhưng size vẫn có thể sai.
- Mở hàng không theo thứ tự: Dễ trộn size và phòng ban.
- Kiểm sản phẩm bằng trí nhớ: Nên đối chiếu trực tiếp với mẫu đã duyệt.
- Phát hiện vấn đề nhưng không ghi nhận: Vài ngày sau rất khó xác định chính xác số lượng và tình trạng.
- Phát hàng trước khi hoàn tất kiểm nhận: Khi sản phẩm đã đi đến nhiều phòng ban, việc kiểm tra lại trở nên khó hơn nhiều.
11. Một bảng kiểm nhận tốt không chỉ dùng trong ngày giao hàng
Hãy lưu lại: Số lượng thực nhận, Cơ cấu size, Sai lệch phát sinh, Sản phẩm cần xử lý, Ngày xử lý hoàn tất, Các vấn đề lặp lại và Điều cần lưu ý cho lần sau.
Những dữ liệu này có thể tiếp tục được sử dụng khi doanh nghiệp: Đặt bổ sung → Thêm nhân viên → Mở chi nhánh → Điều chỉnh size → Cải tiến mẫu → Tái đặt.
>> XEM THÊM: Dữ liệu của đơn hàng cũ giúp lần đặt tiếp theo dễ dàng hơn như thế nào?
12. Câu hỏi thường gặp khi kiểm nhận đồng phục
Nhận đồng phục số lượng lớn nên kiểm gì trước?
Nên bắt đầu từ chứng từ và tổng số lượng, sau đó kiểm cơ cấu size, mẫu đã duyệt, chất lượng và các sai lệch cần xử lý.
Tổng số lượng đúng có cần kiểm từng size nữa không?
Có. Tổng số lượng có thể đúng nhưng một size bị thiếu và một size khác bị dư.
Nên kiểm logo đồng phục như thế nào?
Đối chiếu với mẫu đã duyệt về nội dung, màu sắc, kích thước tương quan và vị trí thêu/in theo tiêu chuẩn đã thống nhất.
Nếu phát hiện hàng có vấn đề thì nên làm gì?
Tách riêng sản phẩm, ghi rõ loại hàng, size, số lượng và tình trạng; chụp hình nếu cần và xác nhận người chịu trách nhiệm cùng thời hạn xử lý.
Kiểm nhận xong có thể phát đồng phục ngay không?
Có thể chuyển sang phân phát sau khi các hạng mục kiểm nhận cần thiết đã hoàn tất và những sai lệch quan trọng đã được ghi nhận rõ.
13. Kiểm nhận rõ từ đầu giúp doanh nghiệp nhẹ việc về sau
Với đơn hàng lớn, kiểm nhận không cần phức tạp. Điều quan trọng là đúng trình tự và có dữ liệu:
Chứng từ → số lượng → size → mẫu → chất lượng → ghi nhận
Sư Tử Vàng hướng đến việc giúp người phụ trách không chỉ nhận đủ hàng, mà còn dễ dàng quản lý toàn bộ hành trình sau bàn giao.
CẦN SƯ TỬ VÀNG HỖ TRỢ SAU BÀN GIAO
SƯ TỬ VÀNG
Đồng phục thiết kế riêng, tối ưu theo môi trường làm việc thực tế cho doanh nghiệp.
Thông tin liên hệ:
- Hotline/ Zalo tư vấn ngay: 0911114866
- Website: https://dongphucsutuvang.com/
- Email: [email protected]
Hệ thống Showroom:
- Showroom 1: 81 Trần Mai Ninh, P. Bảy Hiền, TP. HCM
- Showroom 2: 3 Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, Hà Nội
