ĐỪNG CHỈ SO SÁNH ĐƠN GIÁ KHI LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP ĐỒNG PHỤC

Một doanh nghiệp nhận được ba báo giá áo thun đồng phục: Nhà cung cấp A là 148.000 đồng/sản phẩm, nhà cung cấp B là 162.000 đồng/sản phẩm và nhà cung cấp C là 175.000 đồng/sản phẩm.

Nhìn vào ba con số, nhà cung cấp A có vẻ là lựa chọn tiết kiệm nhất. Tuy nhiên, khi đọc kỹ hơn, phạm vi của ba báo giá lại không giống nhau.

1. Nhà cung cấp A chưa ghi rõ logo đã bao gồm hay chưa, có may mẫu thật không, có bộ size mẫu không, size đặc biệt được tính như thế nào, giao tại bao nhiêu địa điểm, đóng gói theo kiện hay theo phòng ban, có hỗ trợ đổi size không, có lưu hồ sơ để đặt bổ sung không và giá đã bao gồm thuế chưa.
2. Nhà cung cấp B đã bao gồm logo theo phạm vi xác nhận, may mẫu, bộ size, đóng gói theo phòng ban, giao tại hai địa điểm, hướng dẫn bảo quản và hồ sơ đặt bổ sung.
3. Nhà cung cấp C có thêm nhiều phiên bản theo nhóm công việc, đóng gói theo từng người, hỗ trợ thử size tại doanh nghiệp, báo cáo đánh giá sau mặc thử và quản lý dữ liệu đặt bổ sung theo từng nhóm.

Như vậy, ba đơn giá không đại diện cho cùng một phạm vi. Nếu người phụ trách chỉ đặt ba con số cạnh nhau, nhà cung cấp A có thể trông rẻ nhất. Nhưng nếu đưa ba báo giá về cùng điều kiện, kết quả có thể thay đổi hoàn toàn. Giá thấp hơn có thể đến từ cách tổ chức hiệu quả nhưng cũng có thể đến từ việc một số hạng mục chưa được đưa vào báo giá, chưa được giải thích hoặc sẽ phát sinh sau khi doanh nghiệp đã lựa chọn. Vì vậy, câu hỏi đầu tiên không nên là: “Nhà cung cấp nào có đơn giá thấp nhất?” Mà phải là: “Các nhà cung cấp có đang báo trên cùng một yêu cầu, cùng chất lượng, cùng phạm vi và cùng mức trách nhiệm hay không?”

Người phụ trách so sánh báo giá, mẫu vải và phạm vi của các nhà cung cấp đồng phục

Trả lời nhanh: Ngoài đơn giá, doanh nghiệp cần so sánh những gì?

Doanh nghiệp nên so sánh tối thiểu mười nhóm nội dung gồm mức độ hiểu đúng nhu cầu và nhóm người mặc, chất liệu, cấu trúc sản phẩm và thông tin kỹ thuật, chất lượng thiết kế, mẫu thật và khả năng điều chỉnh, bảng size, cách thử size và xử lý size đặc biệt, phạm vi logo, phụ liệu, đóng gói và giao nhận, kế hoạch sản xuất, kiểm soát chất lượng và tiến độ, điều kiện nghiệm thu, đổi sửa và bảo hành, khả năng phản hồi, phối hợp và chịu trách nhiệm, khả năng đặt bổ sung đúng mẫu trong tương lai, giá đã chuẩn hóa và chi phí toàn chu kỳ.

Trước khi chấm điểm, các báo giá phải được đưa về cùng một mặt bằng gồm sản phẩm, số lượng, mã hoặc tiêu chí chất liệu, phiên bản thiết kế, số vị trí logo, phạm vi size, cách đóng gói, số địa điểm giao, phạm vi thuế và phạm vi sau bán.

Chỉ khi các báo giá được đưa về cùng một mặt bằng so sánh, đơn giá mới trở thành dữ liệu có ý nghĩa. Các báo giá đang khác nhau quá nhiều nên khó so sánh? Nhận ma trận so sánh nhà cung cấp đồng phục để kiểm tra các nhóm nội dung gồm sản phẩm, chất liệu, mẫu, size, phạm vi, tiến độ, chất lượng, sau bán, đặt bổ sung và giá đã chuẩn hóa.

Vì sao đơn giá thấp hơn chưa chắc tổng chi phí thấp hơn?

Đơn giá có thể chưa bao gồm cùng một phạm vi

Nhà cung cấp A có thể đã bao gồm thiết kế, logo, may mẫu, vận chuyển và thuế, trong khi nhà cung cấp B có thể tách riêng từng hạng mục. Nếu chỉ nhìn vào cột đơn giá, người phụ trách đang so sánh hai phạm vi khác nhau.

Chất liệu có cùng tên nhưng không đồng nghĩa giống nhau

Hai báo giá cùng ghi “vải cotton pha” nhưng có thể khác về tỷ lệ thành phần, cấu trúc dệt, khối lượng, màu, bề mặt, độ co giãn, công đoạn hoàn tất, nguồn cung và khả năng đặt bổ sung. Không nên chỉ so sánh tên thương mại mà cần so sánh mẫu thật, mã và thông tin cụ thể.

Thiết kế giống nhau trên hình nhưng cấu trúc thực hiện có thể khác

Hai hình áo có thể gần giống nhưng khác về dáng, đường may, vị trí gia cố, loại cổ, phụ liệu, cách hoàn thiện logo, bảng size và tiêu chuẩn kiểm tra.

Một báo giá thấp có thể chuyển thêm công việc cho người phụ trách

Ví dụ: doanh nghiệp tự thu size, tự chia hàng, tự kiểm đếm theo người, tự xử lý đổi cỡ, tự lưu hồ sơ hoặc tự làm lại danh sách khi đặt bổ sung. Khoản công việc này không xuất hiện trong đơn giá nhưng vẫn là chi phí thực tế của doanh nghiệp.

Giá thấp có thể tạo chi phí phát sinh sau lựa chọn

Các khoản có thể phát sinh gồm: mẫu lần hai, size đặc biệt, giao thêm địa điểm, đóng gói riêng, thay đổi logo, vận chuyển, sửa hàng, làm lại hàng hoặc đặt bổ sung số lượng ít.

Giá thấp có thể đi kèm rủi ro khó nhìn thấy ngay

Ví dụ: chất liệu khó đặt lại, màu giữa các đợt khác nhau, không lưu mẫu chuẩn, không có người chịu trách nhiệm xuyên suốt, tiến độ được cam kết nhưng không có kế hoạch hoặc quy trình xử lý sau giao hàng không rõ. Một mức giá thấp chỉ thật sự có giá trị khi doanh nghiệp vẫn nhận được đúng sản phẩm, đúng phạm vi và đúng trách nhiệm đã thống nhất.

>>> XEM THÊM: Một hồ sơ đề xuất đồng phục chuyên nghiệp cần có những gì?

Khi nào hai báo giá mới có thể so sánh?

Hai báo giá chỉ nên được đặt cạnh nhau khi đã trả lời được 6 câu hỏi.

1. Có cùng sản phẩm không? Ví dụ: Cùng áo thun đồng phục tay ngắn, cùng áo sơ mi, cùng quần áo bảo hộ và cùng số lượng từng sản phẩm. Không so sánh một bên báo cả áo và quần với một bên chỉ báo áo.
2. Có cùng tiêu chí chất liệu không? Không nhất thiết phải cùng một mã vải. Nhưng phải cùng mục tiêu sử dụng, mức độ phù hợp với môi trường, tiêu chí vận động, yêu cầu bảo quản và yêu cầu kỹ thuật bắt buộc. Nếu hai chất liệu khác nhau, phải giải thích rõ: Khác ở đâu, vì sao lựa chọn và chênh lệch giá tạo ra lợi ích gì.
3. Có cùng thiết kế và phạm vi hoàn thiện không? Cần kiểm tra kiểu sản phẩm, màu phối, số túi, đường may, phụ liệu, số vị trí logo, kích thước logo, kỹ thuật logo và vị trí gia cố.
4. Có cùng số lượng và cơ cấu size không? Đơn giá có thể thay đổi theo tổng số lượng, tỷ lệ từng size, size đặc biệt, số phiên bản, số màu và số đợt sản xuất. Không nên so sánh một báo giá tính theo 1.000 sản phẩm với một báo giá tính theo 500 sản phẩm mà không điều chỉnh.
5. Có cùng phạm vi giao nhận và dịch vụ không? Cần đối chiếu các nội dung gồm: May mẫu, bộ size, đóng gói, vận chuyển, số địa điểm, số đợt giao, đổi size, bảo hành và đặt bổ sung.
6. Có cùng cách thể hiện thuế và điều kiện thương mại không? Cần ghi rõ giá đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế, điều kiện thanh toán, tỷ lệ đặt cọc, thời hạn báo giá, điều kiện thay đổi số lượng và điều kiện phát sinh.

12 nội dung phải chuẩn hóa trước khi so sánh đơn giá

1. Tên và mã sản phẩm: Không chỉ ghi "Áo đồng phục". Cần ghi mã sản phẩm, kiểu sản phẩm, tay ngắn hoặc tay dài, dáng nam, nữ hoặc dùng chung và phiên bản theo bộ phận.
2. Số lượng: Cần thống nhất tổng số, số lượng từng sản phẩm, số lượng từng phiên bản, số đợt giao và số địa điểm giao.
3. Chất liệu: Cần ghi mã hoặc thông tin nhận diện, thành phần, cấu trúc, khối lượng khi cần, màu, điểm cần kiểm chứng và khả năng đặt bổ sung.
4. Dáng và bảng size: Cần ghi dáng nam, dáng nữ hoặc dáng dùng chung, phạm vi size, size đặc biệt, bộ size mẫu và cách thu size.
5. Logo: Cần thống nhất số vị trí, kích thước, kỹ thuật, số màu, tệp sử dụng và mẫu duyệt.
6. Túi, phụ liệu và chi tiết: Cần ghi số túi, nút, khóa, bo, nhãn, dây, chi tiết gia cố và các chi tiết chuyên môn.
7. Thiết kế và may mẫu: Cần ghi thiết kế có nằm trong giá không, bao nhiêu phương án, bao nhiêu mẫu, bao nhiêu vòng chỉnh, logo mẫu là tạm thời hay chính thức và phí mẫu được xử lý thế nào khi đặt hàng.
8. Đóng gói: Cần xác định đóng chung, theo sản phẩm, theo phòng ban, theo chi nhánh hoặc theo từng người; đồng thời ghi rõ có ghi tên hoặc mã hay không.
9. Giao nhận: Cần ghi địa điểm, số đợt, phương tiện, phí giao, người kiểm nhận và cách xử lý khi cần giao lại.
10. Thuế và điều kiện thanh toán: Cần thể hiện nhất quán giá trước thuế, thuế, giá sau thuế, đặt cọc, thanh toán theo giai đoạn và điều kiện công nợ nếu có.
11. Sau bán: Cần ghi đổi size, bảo hành, xử lý sai thông tin, phản hồi vấn đề và trách nhiệm vận chuyển khi đổi.
12. Đặt bổ sung: Cần ghi mã sản phẩm, hồ sơ được lưu, số lượng tối thiểu nếu có, thời gian dự kiến, cách xử lý khi vật tư cần thay thế và cách duyệt màu hoặc chất liệu mới.

Khi so sánh báo giá, doanh nghiệp cần chuẩn hóa tối thiểu 12 nội dung, gồm sản phẩm, số lượng, chất liệu, dáng và size, logo, chi tiết, thiết kế và mẫu, đóng gói, giao nhận, thuế và thanh toán, sau bán và đặt bổ sung.

10 tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp đồng phục

1. Mức độ hiểu đúng nhu cầu

Nhà cung cấp cần chứng minh đã hiểu ai sẽ mặc, làm công việc gì, làm việc trong môi trường nào, điều gì ở mẫu hiện tại đang tốt, điều gì cần cải thiện, ba ưu tiên của doanh nghiệp, ngày cần sử dụng và các ràng buộc về ngân sách.

Dấu hiệu tốt là nhà cung cấp đặt đúng câu hỏi, tóm tắt lại nhu cầu, nêu rõ những nội dung chưa được xác nhận và không vội báo giá khi còn thiếu dữ liệu quan trọng.

Trang Liên hệ hiện tại của Sư Tử Vàng định hướng việc xem trước bối cảnh, quy mô và thời gian triển khai để hạn chế sai sót về thiết kế, size, tiến độ và ngân sách. (Site Blueprint)

2. Chất lượng của phương án đề xuất

Cần kiểm tra phương án có dựa trên nhu cầu thực tế hay không, có giải thích lý do lựa chọn hay không, có nêu điểm mạnh và điểm cần cân nhắc hay không, có phương án dự phòng hay không và có nội dung nào cần được thử trên mẫu thật hay không.

3. Mức độ minh bạch của chất liệu và cấu trúc sản phẩm

Cần có mẫu thật, mã chất liệu, thông tin thành phần, màu, cách bảo quản, hồ sơ kỹ thuật khi cần và khả năng cung ứng lại. Không nên chỉ dựa vào tên thương mại để đánh giá chất liệu.

4. Chất lượng mẫu thật

Cần đánh giá dáng, đường may, logo, phụ liệu, cảm giác khi mặc, khả năng vận động, mức độ giống thiết kế và khả năng điều chỉnh theo phản hồi.

Mẫu đẹp chỉ có giá trị khi sản xuất số lượng lớn có thể bám đúng mẫu đã duyệt.

5. Năng lực tổ chức size và triển khai

Cần kiểm tra bộ size mẫu, hướng dẫn chọn size, dáng nam và nữ, size đặc biệt, cách tổng hợp, cách đổi và cách lưu dữ liệu.

6. Kế hoạch sản xuất và tiến độ

Nhà cung cấp cần trình bày rõ các mốc, đầu ra của từng mốc, điều kiện bắt đầu, thời điểm khóa mẫu, thời điểm khóa size, thời gian sản xuất, thời gian kiểm tra, thời gian giao và những rủi ro có thể ảnh hưởng đến tiến độ.

Trang Năng lực – Quy trình của Sư Tử Vàng hiện mô tả sáu bước từ làm rõ nhu cầu, lựa chọn chất liệu, trải nghiệm mẫu thật đến sản xuất, kiểm soát chất lượng và bàn giao. Trang cũng nhấn mạnh chỉ bắt đầu sản xuất khi mẫu đã được duyệt. (Site Blueprint)

7. Kiểm soát chất lượng và khả năng tái lập mẫu

Cần hỏi mẫu nào là mẫu chuẩn, kiểm tra đầu vào như thế nào, kiểm tra trong sản xuất như thế nào, kiểm tra thành phẩm như thế nào, cách xử lý sản phẩm chưa đạt, hồ sơ nào được lưu và làm sao bảo đảm lần đặt bổ sung không khác quá mức so với mẫu đã duyệt.

8. Trách nhiệm phối hợp và xử lý vấn đề

Cần đánh giá người phụ trách chính là ai, có đầu mối xuyên suốt hay không, phản hồi được ghi nhận như thế nào, khi phát sinh vấn đề thì ai quyết định, nhà cung cấp có chủ động cảnh báo hay không và các thay đổi có được ghi nhận bằng văn bản hay không.

9. Chính sách sau bán và đặt bổ sung

Cần kiểm tra phạm vi bảo hành, đổi size, xử lý sai số lượng, sai thông tin, thời gian tiếp nhận, cách đặt thêm, phương án xử lý khi vật tư thay thế và dữ liệu được bàn giao.

10. Giá trị đã chuẩn hóa và rủi ro còn lại

Sau khi chuẩn hóa, cần hỏi: Chênh lệch giá đến từ đâu? Giá trị nào doanh nghiệp nhận thêm? Rủi ro nào được giảm? Hạng mục nào chưa có? Phần nào cần thương lượng? Phần nào phải thử trên mẫu?

Lưu ý: Đây là các trọng số gợi ý. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh theo đặc điểm thực tế của đơn hàng.

Với nhà máy, có thể tăng trọng số cho công việc và chất lượng. Với chuỗi có nhiều chi nhánh, có thể tăng trọng số cho size, giao nhận và đặt bổ sung. Với ngành dịch vụ, có thể tăng trọng số cho hình ảnh và mẫu thật. Với đơn hàng cần gấp, có thể tăng trọng số cho kế hoạch và tiến độ.

Doanh nghiệp kiểm tra mẫu thật và hồ sơ trước khi lựa chọn nhà cung cấp đồng phục

Những hạng mục nào thường bị bỏ sót trong đơn giá?

1. Thiết kế: Cần hỏi có bao nhiêu phương án, có bao nhiêu vòng chỉnh sửa, bản thiết kế cuối được bàn giao ở dạng nào và doanh nghiệp có được lưu để sử dụng khi đặt bổ sung hay không.
2. May mẫu: Cần hỏi số lượng mẫu, số vòng chỉnh sửa, chất liệu mẫu, logo mẫu, phí mẫu và điều kiện hoàn phí hoặc khấu trừ khi đặt hàng.
3. Size đặc biệt: Cần hỏi size ngoài bảng, người có vóc dáng đặc biệt, số đo cá nhân, chi phí phát sinh và thời gian thực hiện.
4. Logo và kỹ thuật hoàn thiện: Cần hỏi số vị trí, kích thước, kỹ thuật, số màu, điều chỉnh tệp, mẫu duyệt và giá khi thay đổi kích thước.
5. Phụ liệu: Cần hỏi nút, khóa, bo, nhãn, chỉ, dây, chi tiết phản quang hoặc chuyên biệt và phương án thay thế phụ liệu.
6. Đóng gói: Cần hỏi đóng theo sản phẩm, theo bộ, theo phòng ban hoặc theo người; có nhãn tên hoặc mã phòng ban hay không; có danh sách đóng gói hay không.
7. Vận chuyển: Cần hỏi địa điểm, số đợt giao, phí vận chuyển, bốc xếp, giao lại và giao hàng bổ sung.
8. Thuế: Cần ghi rõ giá trước thuế, phần thuế và giá thanh toán. Không nên đặt một báo giá đã bao gồm thuế cạnh một báo giá chưa bao gồm thuế trong cùng một cột so sánh.
9. Đổi size và sửa hàng: Cần hỏi điều kiện, thời hạn, số lượng, chi phí, vận chuyển và trách nhiệm khi dữ liệu size do doanh nghiệp cung cấp.
10. Bảo hành: Cần hỏi nội dung được bảo hành, nội dung không được bảo hành, thời hạn, cách tiếp nhận, cách xác định nguyên nhân và trách nhiệm vận chuyển.
11. Đặt bổ sung: Cần hỏi số lượng tối thiểu, đơn giá, thời gian, khả năng giữ vật tư, cách xử lý khi màu khác, phí làm lại mẫu, phạm vi logo và cách sử dụng dữ liệu size cũ.

Cách tính giá so sánh đã chuẩn hóa

Công thức đơn giản: Giá so sánh đã chuẩn hóa = (Tổng tiền sản phẩm + các hạng mục bắt buộc chưa nằm trong đơn giá + chi phí giao nhận bắt buộc + chi phí mẫu bắt buộc + chi phí đóng gói bắt buộc + các khoản thương mại phải thanh toán) / Tổng số sản phẩm cùng phạm vi

Không nên cộng vào giá chuẩn hóa. Không nên cộng các hạng mục tùy chọn mà doanh nghiệp không yêu cầu, dịch vụ không áp dụng, chi phí phát sinh chỉ do doanh nghiệp thay đổi sau khi đã chốt và các ước tính rủi ro chưa có căn cứ. Các khoản này có thể ghi riêng trong phần “Rủi ro và chi phí có khả năng phát sinh”.

Ví dụ minh họa: Các số dưới đây chỉ dùng để minh họa cách chuẩn hóa, không phải báo giá thực tế của Sư Tử Vàng hoặc khách hàng. Doanh nghiệp cần 500 áo thun đồng phục.

Nhà cung cấp A

Đơn giá sản phẩm: 148.000 đồng, logo: 8.000 đồng một sản phẩm, đóng gói theo phòng ban: 4.000 đồng một sản phẩm, vận chuyển: 2.500.000 đồng, may mẫu: 3.000.000 đồng.

Tổng giá trị chuẩn hóa của A gồm tiền sản phẩm 74.000.000 đồng, logo 4.000.000 đồng, đóng gói 2.000.000 đồng, vận chuyển 2.500.000 đồng và may mẫu 3.000.000 đồng.

Tổng: 85.500.000 đồng. Giá so sánh chuẩn hóa: 171.000 đồng một sản phẩm.

Nhà cung cấp B

Đơn giá: 166.000 đồng một sản phẩm, đã bao gồm logo, đóng gói theo phòng ban, vận chuyển và may mẫu.

Tổng: 83.000.000 đồng. Giá so sánh chuẩn hóa: 166.000 đồng một sản phẩm.

Kết luận của ví dụ

Nhà cung cấp A có đơn giá ban đầu thấp hơn. Nhưng sau khi đưa về cùng phạm vi, tổng giá trị lại cao hơn B.

Điều này chưa có nghĩa B chắc chắn là lựa chọn tốt hơn. Doanh nghiệp vẫn phải tiếp tục so sánh chất liệu, mẫu thật, size, tiến độ, chất lượng, sau bán và đặt bổ sung.

Chuẩn hóa giá chỉ là bước đầu để so sánh công bằng, không phải bước cuối để chọn nhà cung cấp.

Chi phí toàn chu kỳ gồm những gì?

Công thức định hướng: Chi phí toàn chu kỳ = Chi phí chuẩn bị + chi phí mua + chi phí triển khai + chi phí đổi sửa + chi phí sử dụng + chi phí thay sớm + chi phí đặt bổ sung + thời gian quản lý + chi phí xử lý rủi ro.

1. Chi phí chuẩn bị: Gồm khảo sát, thiết kế, may mẫu, thử size và thu thập dữ liệu.
2. Chi phí mua: Gồm sản phẩm, logo, phụ liệu, thuế và vận chuyển.
3. Chi phí triển khai: Gồm phân chia, phân phát, kiểm nhận và điều phối tại nhiều địa điểm.
4. Chi phí đổi sửa: Gồm đổi size, sửa sản phẩm, giao lại và nhân sự xử lý.
5. Chi phí sử dụng: Gồm giặt, bảo quản, ủi và thay phụ liệu.
6. Chi phí thay sớm: Gồm sản phẩm không phù hợp, hư hỏng tại vị trí lặp lại, màu hoặc mẫu không còn đồng bộ và sản phẩm không được người mặc sử dụng.
7. Chi phí đặt bổ sung: Gồm làm lại mẫu, xử lý màu khác, giá số lượng ít, trường hợp không có hồ sơ và trường hợp không còn vật tư.
8. Thời gian quản lý: Gồm theo dõi, nhắc tiến độ, tổng hợp size, chia hàng, xử lý phản ánh và làm lại dữ liệu. Không cần quy đổi toàn bộ thời gian và rủi ro thành một con số tuyệt đối. Tuy nhiên, người phụ trách cần nhìn thấy các yếu tố này trước khi lựa chọn. Để phân tích sâu hơn giá trị nằm bên trong đơn giá, có thể tiếp tục xem xét từng khoản chi phí trong toàn bộ chu kỳ sử dụng.

>>> XEM THÊM: Giá một bộ đồng phục thực sự bao gồm những giá trị gì?

Dấu hiệu cảnh báo khi một báo giá thấp hoặc cao bất thường

1. Dấu hiệu cần làm rõ khi giá quá thấp: Không ghi mã hoặc thông tin chất liệu, không có mẫu thật; không ghi phạm vi logo, không có điều kiện size, không ghi thuế, không ghi vận chuyển, không có kế hoạch tiến độ, không có điều kiện nghiệm thu; không nêu bảo hành, không có dữ liệu đặt bổ sung, chỉ cam kết bằng trao đổi miệng, giá chỉ giữ trong thời gian rất ngắn nhưng không giải thích.
2. Giá thấp có thể hoàn toàn hợp lý khi: Nhà cung cấp tổ chức sản xuất hiệu quả, sản phẩm đã được chuẩn hóa, số lượng lớn, ít phiên bản, giao một địa điểm, đóng gói đơn giản, vật tư sẵn có và phù hợp, phạm vi minh bạch. Doanh nghiệp không nên nghi ngờ giá thấp một cách mặc định mà cần yêu cầu giải thích.
3. Dấu hiệu cần làm rõ khi giá quá cao: Có nhiều hạng mục nhưng không liên quan đến nhu cầu; dùng các từ “cao cấp”, “tối ưu”, “độc quyền” nhưng thiếu căn cứ; nhiều chi tiết trang trí; nhiều phiên bản khó quản lý; dịch vụ mở rộng nhưng doanh nghiệp không cần; tuyên bố kỹ thuật chưa có hồ sơ; không chỉ rõ giá trị tăng thêm; không có phương án thấp hơn để đối chiếu.
4. Giá cao có thể hợp lý khi: Chất liệu hoặc cấu trúc chuyên biệt đã được xác minh, có nhiều nhóm công việc khác nhau, size và giao nhận phức tạp, yêu cầu kiểm soát chất lượng cao, nhiều địa điểm, có trách nhiệm sau bán rõ, rủi ro nếu sai sót rất lớn hoặc nhu cầu đặt bổ sung dài hạn. Đừng đánh giá mức giá trước khi biết phần giá trị và trách nhiệm nằm bên trong.

Làm sao kiểm tra năng lực thực hiện của nhà cung cấp?

Doanh nghiệp kiểm tra kế hoạch triển khai và trách nhiệm của nhà cung cấp đồng phục

Công cụ chuẩn hóa báo giá đồng phục

1. Số lượng và sản phẩm: Tên sản phẩm, số lượng, số phiên bản, số màu, số địa điểm.
2. Đơn giá sản phẩm: Nhập đơn giá của tối đa ba nhà cung cấp.
3. Logo: Mỗi nhà cung cấp — đã bao gồm, chưa bao gồm, chưa rõ hoặc giá bổ sung.
4. Thiết kế và may mẫu: Đã bao gồm, chưa bao gồm, chưa rõ hoặc số tiền.
5. Size: Bộ size, size đặc biệt, hỗ trợ thử, đổi size và chi phí.
6. Đóng gói: Đóng chung, theo phòng ban, theo người và chi phí.
7. Vận chuyển: Số địa điểm, số đợt, chi phí hoặc chưa rõ.
8. Thuế: Đã bao gồm, chưa bao gồm hoặc chưa rõ.
9. Sau bán và đặt bổ sung: Bảo hành, đổi size, lưu hồ sơ, số lượng đặt lại và trạng thái rõ hoặc chưa rõ.
10. Kết quả — công cụ tạo: Tổng giá trị đã nhập, giá so sánh chuẩn hóa, danh sách hạng mục còn thiếu, danh sách nội dung chưa rõ, danh sách tiêu chí không thể quy đổi thành tiền, cảnh báo báo giá chưa đủ điều kiện so sánh.

Nguyên tắc bắt buộc không tự tạo mức thuế và không tự suy đoán chi phí cho các hạng mục chưa có dữ liệu. Nếu một hạng mục chưa có giá, kết quả phải hiển thị: “Chưa đủ dữ liệu để tính giá chuẩn hóa cuối cùng”. Không tự kết luận nhà cung cấp tốt nhất. Không dùng tổng điểm để bù cho yêu cầu bắt buộc chưa đạt. Kết quả phải ghi rõ: “Công cụ chỉ hỗ trợ chuẩn hóa phạm vi giá. Quyết định lựa chọn còn phải dựa trên chất liệu, mẫu thật, kế hoạch triển khai, chất lượng, trách nhiệm và điều kiện hợp đồng.”

Công cụ chuẩn hóa và so sánh báo giá của các nhà cung cấp đồng phục

Cách trình lãnh đạo việc lựa chọn nhà cung cấp trên một trang

Khối 1 - Nhu cầu: Nhóm sản phẩm, số lượng, người mặc, ngày sử dụng, ba yêu cầu bắt buộc.

Khối 2 — Danh sách nhà cung cấp

Khối 3 — 3 Khác biệt quan trọng  nhất

, , .

Khối 4 — Nhà cung cấp được đề nghị

Tên:
..........................................................................................

Lý do:
..........................................................................................

Khối 5 — Phương án dự phòng

..........................................................................................

Khối 6 — Nội dung cần thương lượng

Giá, thanh toán, tiến độ, đổi size, bảo hành, đặt bổ sung, điều kiện khác.

Khối 7 — Quyết định cần phê duyệt

Chọn nhà cung cấp được đề nghị, yêu cầu làm rõ thêm, yêu cầu may mẫu từ hai nhà cung cấp, thương lượng lại phạm vi, chưa đủ dữ liệu.

Tình huống minh họa

Đây là tình huống minh họa phương pháp so sánh, không phải câu chuyện khách hàng thực tế. Một doanh nghiệp cần 900 áo thun đồng phục cho ba nhóm gồm văn phòng, kho và giao nhận. Doanh nghiệp nhận ba báo giá.

1. Nhà cung cấp A: Đơn giá thấp nhất, một chất liệu dùng chung, thiết kế theo mẫu doanh nghiệp gửi, chưa có bộ size, giao một địa điểm, chưa ghi điều kiện đặt bổ sung.
2. Nhà cung cấp B: Đơn giá ở mức giữa, hai chất liệu cho hai môi trường chính, có may mẫu, có bộ size, đóng theo phòng ban, giao hai địa điểm, lưu hồ sơ đặt bổ sung.
3. Nhà cung cấp C: Đơn giá cao nhất, ba phiên bản theo nhóm người mặc, đóng theo từng người, hỗ trợ thử size tại doanh nghiệp, báo cáo mặc thử, quản lý đặt bổ sung theo từng nhóm.

1. Kiểm tra yêu cầu bắt buộc

Cả ba nhà cung cấp đều phải đáp ứng các yêu cầu gồm màu, logo, ngày sử dụng, khả năng vận động, phạm vi size và số lượng. Nhà cung cấp A chưa chứng minh được chất liệu dùng chung phù hợp với cả ba nhóm người mặc. Doanh nghiệp yêu cầu may mẫu trước khi tiếp tục đánh giá.

2. Chuẩn hóa phạm vi giá

Doanh nghiệp yêu cầu bổ sung các hạng mục gồm logo, mẫu, giao hai địa điểm và đóng gói theo phòng ban. Sau khi đưa các báo giá về cùng phạm vi, giá chuẩn hóa của A không còn thấp hơn B nhiều như ban đầu.

3. Đánh giá giá trị

Nhà cung cấp A có giá vẫn thấp hơn và phạm vi quản lý gọn hơn, nhưng rủi ro về chất liệu và đặt bổ sung còn cao. Nhà cung cấp B có giá cao hơn một phần, nhưng hai chất liệu phù hợp hơn, size và giao nhận rõ ràng, các rủi ro có thể được kiểm soát tốt hơn. Nhà cung cấp C có phạm vi trải nghiệm và quản lý sâu nhất. Tuy nhiên, nhiều mã sản phẩm và việc đóng theo từng người chưa thật sự cần thiết, khiến ngân sách tăng trong khi một số dịch vụ chưa tạo ra đủ giá trị.

Kết luận đề nghị: Doanh nghiệp không chọn A chỉ vì giá thấp và cũng không chọn C chỉ vì phạm vi dịch vụ rộng. Phương án được đề nghị là B, đồng thời thương lượng bổ sung điều kiện đổi size, làm rõ thời gian đặt bổ sung và đưa mẫu dành cho nhóm kho và giao nhận vào trải nghiệm thực tế. Nhà cung cấp được lựa chọn không nhất thiết là bên rẻ nhất hay có nhiều dịch vụ nhất. Đó là bên có tổng giá trị phù hợp nhất với nhu cầu và có mức rủi ro còn lại có thể kiểm soát.

Mẫu yêu cầu làm rõ báo giá

1. THÔNG TIN BÁO GIÁ

Tên nhà cung cấp:
..........................................................................................

Mã báo giá:
..........................................................................................

Ngày báo giá:
..........................................................................................

Thời hạn hiệu lực:
..........................................................................................

Người liên hệ:
..........................................................................................

1. SẢN PHẨM VÀ SỐ LƯỢNG

Tên sản phẩm:
..........................................................................................

Mã sản phẩm:
..........................................................................................

Số lượng:
..........................................................................................

Số phiên bản:
..........................................................................................

Số địa điểm giao:
..........................................................................................

1. CHẤT LIỆU

Mã chất liệu:
..........................................................................................

Thành phần:
..........................................................................................

Cấu trúc hoặc đặc điểm:
..........................................................................................

Màu:
..........................................................................................

Khả năng đặt bổ sung:
..........................................................................................

Hồ sơ kỹ thuật đi kèm:
..........................................................................................

1. THIẾT KẾ VÀ MẪU

Thiết kế đã bao gồm, may mẫu đã bao gồm, có số vòng chỉnh rõ, logo mẫu đã bao gồm, phí mẫu được khấu trừ khi đặt hàng, chưa rõ.

Nội dung cần làm rõ:
..........................................................................................

1. SIZE

Có bảng size, có bộ size mẫu, có hỗ trợ thử size, có size đặc biệt, có chính sách đổi size, chưa rõ.

Chi phí phát sinh nếu có:
..........................................................................................

1. LOGO VÀ PHỤ LIỆU

Số vị trí logo:
..........................................................................................

Kỹ thuật:
..........................................................................................

Kích thước:
..........................................................................................

Phụ liệu đã bao gồm:
..........................................................................................

1. ĐÓNG GÓI VÀ GIAO NHẬN

Cách đóng gói:
..........................................................................................

Số địa điểm:
..........................................................................................

Số đợt:
..........................................................................................

Chi phí vận chuyển:
..........................................................................................

1. GIÁ VÀ THANH TOÁN

Đơn giá trước thuế:
..........................................................................................

Thuế:
..........................................................................................

Đơn giá thanh toán:
..........................................................................................

Đặt cọc:
..........................................................................................

Các đợt thanh toán:
..........................................................................................

1. TIẾN ĐỘ

Ngày khóa thiết kế:
..........................................................................................

Ngày khóa mẫu:
..........................................................................................

Ngày khóa size:
..........................................................................................

Ngày giao dự kiến:
..........................................................................................

Điều kiện để tiến độ có hiệu lực:
..........................................................................................

1. SAU BÁN VÀ ĐẶT BỔ SUNG

Bảo hành:
..........................................................................................

Đổi size:
..........................................................................................

Xử lý sai thông tin:
..........................................................................................

Đặt bổ sung:
..........................................................................................

Xử lý vật tư thay thế:
..........................................................................................

1. HẠNG MỤC CHƯA BAO GỒM

, , .

1. XÁC NHẬN CỦA NHÀ CUNG CẤP

Người xác nhận:
..........................................................................................

Chức danh:
..........................................................................................

Ngày:
..........................................................................................

GỬI BÁO GIÁ CHO SƯ TỬ VÀNG ĐỂ ĐƯỢC GÓP Ý

Ma trận so sánh nhà cung cấp đồng phục

PHẦN A — ĐIỀU KIỆN BẮT BUỘC

Quy định: Nhà cung cấp chưa đáp ứng một yêu cầu bắt buộc không tiếp tục chấm điểm cho đến khi làm rõ.

PHẦN B — GIÁ ĐÃ CHUẨN HÓA

PHẦN C — CHẤM ĐIỂM NHÀ CUNG CẤP

PHẦN D — ĐÁNH GIÁ ĐỊNH TÍNH

Nhà cung cấp A

Điểm mạnh:
..........................................................................................

Điểm cần cân nhắc:
..........................................................................................

Rủi ro còn lại:
..........................................................................................

Nhà cung cấp B

Lặp lại cấu trúc trên.

Nhà cung cấp C

Lặp lại cấu trúc trên.

PHẦN E — KẾT LUẬN

Nhà cung cấp được đề nghị:
..........................................................................................

Lý do:
..........................................................................................

Nhà cung cấp dự phòng:
..........................................................................................

Nội dung cần thương lượng:
..........................................................................................

Nội dung cần kiểm chứng trên mẫu thật:
..........................................................................................

Phiếu đề nghị lựa chọn nhà cung cấp

1. NHU CẦU

Sản phẩm:
..........................................................................................

Số lượng:
..........................................................................................

Nhóm người mặc:
..........................................................................................

Ngày cần sử dụng:
..........................................................................................

1. CÁC NHÀ CUNG CẤP ĐÃ ĐÁNH GIÁ

, , .

1. NHÀ CUNG CẤP ĐƯỢC ĐỀ NGHỊ

..........................................................................................

1. LÝ DO ĐỀ NGHỊ

Hiểu nhu cầu tốt hơn, mẫu thật phù hợp hơn, giá chuẩn hóa phù hợp, tiến độ rõ, quản lý size tốt hơn, chất lượng được kiểm soát rõ, sau bán phù hợp, đặt bổ sung thuận tiện, khác.

Giải thích:
..........................................................................................

1. ĐIỂM CẦN THƯƠNG LƯỢNG

, , .

1. RỦI RO CÒN LẠI

..........................................................................................

1. PHƯƠNG ÁN DỰ PHÒNG

..........................................................................................

1. QUYẾT ĐỊNH

Phê duyệt lựa chọn, phê duyệt có điều kiện, yêu cầu làm rõ, yêu cầu may mẫu thêm, thương lượng lại giá, chọn nhà cung cấp dự phòng, chưa đủ dữ liệu.

Người phê duyệt:
..........................................................................................

Ngày:
..........................................................................................

Câu hỏi thường gặp

Có phải nhà cung cấp giá thấp nhất luôn có rủi ro cao?

Không. Giá thấp có thể đến từ sản xuất hiệu quả, số lượng lớn, phạm vi gọn, nguyên liệu sẵn có hoặc ít phiên bản. Điều quan trọng là phạm vi phải rõ và các yêu cầu bắt buộc phải được đáp ứng.

Có phải nhà cung cấp giá cao nhất luôn tốt hơn?

Không. Giá cao chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp nhìn thấy rõ lợi ích, phạm vi, trách nhiệm, rủi ro được giảm và bằng chứng đi kèm.

Tên vải giống nhau có thể so sánh đơn giá trực tiếp không?

Không nên. Cần đối chiếu mã, thành phần, cấu trúc, khối lượng, bề mặt, màu và mẫu thật, cũng như khả năng cung ứng.

Có nên cho nhà cung cấp biết báo giá của đối thủ không?

Doanh nghiệp có thể cung cấp cấu trúc cần làm rõ mà không nhất thiết chia sẻ toàn bộ thông tin thương mại của bên khác. Nên tập trung vào phạm vi cần chuẩn hóa, yêu cầu bắt buộc, mức ngân sách cần tôn trọng và nội dung cần thương lượng.

Có nên yêu cầu tất cả nhà cung cấp dùng cùng một loại vải?

Chỉ khi doanh nghiệp đã xác định đúng mã vật liệu. Nếu chưa, có thể yêu cầu các nhà cung cấp đề xuất chất liệu khác nhau nhưng phải cùng đáp ứng một bộ tiêu chí.

Có nên chọn hai nhà cung cấp cùng lúc?

Có thể trong một số trường hợp như nhiều nhóm sản phẩm, cần nguồn dự phòng, khối lượng lớn hoặc năng lực mỗi bên khác nhau. Nhưng phải kiểm soát màu, logo, bảng size, tiêu chuẩn, hồ sơ và trách nhiệm.

Làm sao biết nhà cung cấp có thật sự giao đúng tiến độ?

Không thể biết chắc chỉ từ lời cam kết. Cần kiểm tra kế hoạch, điều kiện bắt đầu, khả năng nguyên liệu, năng lực sản xuất, các mốc kiểm tra, người phụ trách và điều khoản xử lý khi chậm tiến độ.

Có nên chọn nhà cung cấp chỉ vì đã làm cho thương hiệu lớn?

Không. Đó có thể là một căn cứ tham khảo nhưng chưa chứng minh họ phù hợp với sản phẩm, quy mô, môi trường, tiến độ và cách vận hành hiện tại của doanh nghiệp.

Mẫu đẹp có đủ để lựa chọn nhà cung cấp chưa?

Chưa. Cần tiếp tục kiểm tra khả năng sản xuất đồng nhất, tiến độ, size, giao nhận, chất lượng, sau bán và đặt bổ sung.

Khi nào có thể bắt đầu thương lượng giá?

Nên thương lượng sau khi phạm vi đã được chuẩn hóa, yêu cầu bắt buộc đã rõ, các hạng mục thiếu đã được bổ sung, mẫu hoặc tiêu chí mẫu đã thống nhất và doanh nghiệp biết phần nào có thể điều chỉnh.

Khi đó, thương lượng giá không còn chỉ là yêu cầu giảm một con số chung. Doanh nghiệp có thể thảo luận giảm những chi tiết chưa cần, gộp đợt giao, điều chỉnh đóng gói, tăng số lượng, thay đổi lịch thanh toán hoặc lựa chọn phương án chất liệu khác.

Sau khi chọn nhà cung cấp thì bước tiếp theo là gì?

1. Làm rõ toàn bộ phạm vi cuối
2. Xác nhận phương án và mẫu
3. Xác nhận báo giá
4. Xác nhận tiến độ
5. Xác nhận trách nhiệm
6. Hoàn thiện hợp đồng hoặc phụ lục
7. Khóa thiết kế và mẫu trước sản xuất
8. Theo dõi tiến độ và chất lượng

>>> XEM THÊM: Giá một bộ đồng phục thực sự bao gồm những giá trị gì?

>>> XEM THÊM: 8 băn khoăn thường gặp trước khi doanh nghiệp quyết định đặt may đồng phục.

>>> XEM THÊM: Sau khi ký hợp đồng, đơn hàng đồng phục sẽ được triển khai như thế nào?

Nhà cung cấp phù hợp không nhất thiết là nhà cung cấp có đơn giá thấp nhất

Khi quá trình lựa chọn được thực hiện đúng, người mặc nhận được sản phẩm phù hợp với công việc và môi trường, người phụ trách biết rõ phạm vi cần triển khai và trách nhiệm của từng bên, bộ phận mua hàng có thể so sánh các nhà cung cấp trên cùng một mặt bằng, bộ phận tài chính nhìn thấy giá chuẩn hóa và các chi phí có thể phát sinh, bộ phận thương hiệu kiểm soát được màu, logo và hình ảnh, bộ phận vận hành kiểm soát được size, giao nhận và đặt bổ sung, lãnh đạo có căn cứ để lựa chọn dựa trên tổng giá trị và mức rủi ro, còn nhà cung cấp được đánh giá công bằng theo đúng phạm vi đã đề xuất. Mục tiêu không phải chọn nhà cung cấp rẻ nhất. Mục tiêu là chọn nhà cung cấp có khả năng thực hiện đúng điều doanh nghiệp đã lựa chọn, với chi phí minh bạch và trách nhiệm rõ ràng.

 Doanh nghiệp đối chiếu báo giá, mẫu thật và năng lực trước khi chọn nhà cung cấp đồng phục

Đừng chọn nhà cung cấp chỉ vì một con số nhỏ hơn

Hãy thực hiện theo trình tự:

1. Chuẩn hóa sản phẩm
2. Chuẩn hóa chất liệu
3. Chuẩn hóa size
4. Chuẩn hóa logo
5. Chuẩn hóa giao nhận
6. Kiểm tra mẫu thật
7. Đánh giá tiến độ và chất lượng
8. Làm rõ sau bán
9. Tính giá chuẩn hóa
10. Xem chi phí toàn chu kỳ
11. Lựa chọn

Sư Tử Vàng có thể cùng doanh nghiệp: rà soát báo giá hiện tại, làm rõ hạng mục đã bao gồm, chuẩn hóa phạm vi so sánh, kiểm tra mẫu và chất liệu, xây dựng ma trận nhà cung cấp, chuẩn bị tóm tắt quyết định một trang, trải nghiệm mẫu thật, làm rõ phương án trước khi doanh nghiệp quyết định.

TRẢI NGHIỆM MẪU THẬT TRƯỚC KHI LỰA CHỌN

YÊU CẦU ĐỀ XUẤT ĐỒNG PHỤC

SƯ TỬ VÀNG

Đồng phục thiết kế riêng, tối ưu theo môi trường làm việc thực tế cho doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ:

• Hotline/ Zalo tư vấn ngay: 0911114866
• Website: https://dongphucsutuvang.com/
• Email:  company@sutuvang.net

Hệ thống Showroom:

• Showroom 1: 81 Trần Mai Ninh, P. Bảy Hiền, TP. HCM
• Showroom 2: 3 Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, Hà Nội