Doanh nghiệp cùng yêu cầu 500 áo đồng phục nhưng nhận về ba mức giá: 180.000 đồng, 220.000 đồng và 250.000 đồng/áo. Báo giá thấp nhất có thực sự là phương án tiết kiệm nhất?
Chưa chắc vì trước khi so đơn giá, doanh nghiệp cần biết các nhà cung cấp có đang báo cho cùng một sản phẩm và cùng một phạm vi hay không. Chất liệu, form, logo, size, may mẫu, đóng gói, vận chuyển, VAT và điều kiện sau giao hàng khác nhau thì ba mức giá đó chưa thể đặt cạnh nhau để kết luận.
Nguyên tắc quan trọng nhất: Chưa thể so sánh đơn giá nếu các báo giá chưa cùng một phạm vi.
Nếu chỉ nhớ một quy trình từ bài này: Cùng phạm vi -> Tìm phần chưa rõ -> So tổng giá trị -> Chấm điểm -> Kiểm tra mẫu thật -> Quyết định.
Cách đọc và so sánh báo giá đồng phục doanh nghiệp
1. Vì sao cùng 500 áo nhưng báo giá có thể khác nhau?
Hai báo giá cùng ghi “áo polo đồng phục” chưa chắc đang nói về cùng một sản phẩm. Sự khác nhau có thể nằm trong cấu trúc áo, chất liệu, kỹ thuật logo, số lượng vị trí logo, dải size, may mẫu, cách đóng gói, giao hàng hoặc thuế.
Ví dụ, phương án A ghi áo polo, tên vải thương mại, một vị trí thêu, chưa gồm VAT và giao tại xưởng. Phương án B ghi rõ thành phần và định lượng vải, hai vị trí thêu, có may mẫu, đã gồm VAT, phân loại và giao đến từng chi nhánh.
Phương án A có thể có đơn giá thấp hơn nhưng chưa thể kết luận rẻ hơn. Hai bên đang cung cấp hai phạm vi khác nhau. Khoảng chênh lệch thường nằm trong 5 nhóm: Sản phẩm, phạm vi giá, chất lượng, tiến độ và điều kiện thương mại, dịch vụ sau bán hàng.
>> XEM THÊM: Ba phương án may đồng phục doanh nghiệp nên chọn thế nào?
So sánh phạm vi trong ba báo giá đồng phục
2. Trước khi nhìn giá, hãy đưa tất cả báo giá về cùng một bảng
Một cách rất hiệu quả là tạm thời không nhìn tên nhà cung cấp và đơn giá. Hãy đặt 2, 3 báo giá vào cùng một bảng rồi đánh dấu nội dung nào đã rõ và nội dung nào còn thiếu.
So sánh các hạng mục báo giá theo phương án
Thông tin chưa có thì ghi “Chưa rõ”, không tự giả định. Ví dụ, “đã gồm logo” chưa đủ để kết luận nếu chưa biết đó là in hay thêu, bao nhiêu vị trí, kích thước nào và có phát sinh phí thiết lập hay không. Chỉ sau khi các phương án tương đối đồng nhất về phạm vi, đơn giá mới trở thành một con số đáng để so sánh.
3. 5 nhóm cần kiểm tra trong mỗi báo giá
Nhân sự hoặc thu mua không cần kiểm tra hàng chục mục rời rạc. Có thể gom toàn bộ nội dung vào 5 nhóm để biết chính xác nên hỏi nhà cung cấp điều gì.
5 điểm cần kiểm tra khi xem và so sánh báo giá
Chất liệu cùng tên chưa chắc giống nhau
Hai nhà cung cấp cùng ghi một tên vải nhưng sản phẩm thực tế vẫn có thể khác về thành phần, định lượng, cấu trúc, độ co giãn, bề mặt và mức độ phù hợp với môi trường sử dụng. Nếu chất liệu ảnh hưởng lớn đến quyết định, nên yêu cầu mẫu vải hoặc mẫu thật để đối chiếu thay vì chỉ dựa vào tên gọi.
>> XEM THÊM: Cách chọn chất liệu đồng phục theo môi trường làm việc
So sánh chất liệu trong báo giá đồng phục doanh nghiệp
4. Đơn giá thấp nhất chưa chắc tạo ra tổng chi phí thấp nhất
Giả sử một phương án thấp hơn 10.000 đồng/áo. Với 500 áo, doanh nghiệp nhìn thấy ngay khoản chênh lệch 5 triệu đồng, nhưng trước khi gọi đó là khoản tiết kiệm, cần kiểm tra những phần doanh nghiệp phải tự xử lý sau đó. Các khoản hoặc công việc có thể chưa nằm trong đơn giá gồm: Phí may mẫu, size đặc biệt, phí thiết lập logo, phân loại theo nhân viên, giao nhiều địa điểm, vận chuyển lại, đổi sửa, đặt bổ sung số lượng nhỏ và VAT. Ngoài tiền trên hóa đơn còn có thời gian của nhân sự hoặc bộ phận vận hành dành cho kiểm đếm, phân loại, xử lý nhầm size và theo dõi phát sinh. Không nhất thiết phải cố quy mọi công việc nội bộ thành tiền. Có thể đánh giá theo ba mức: Thấp, trung bình, cao.
So sánh chi phí thật giữa các phương án
Cách nhìn hợp lý hơn là: Đơn giá + Chi phí phát sinh + Công việc nội bộ + Rủi ro sau giao hàng. Phương án có đơn giá cao hơn một chút nhưng phạm vi đầy đủ và ít phát sinh hơn đôi khi lại tạo ra tổng giá trị tốt hơn.
So sánh đơn giá và tổng chi phí đồng phục doanh nghiệp
5. 5 dấu hiệu cần dừng lại và hỏi thêm
Một báo giá thiếu thông tin không đồng nghĩa nhà cung cấp không phù hợp. Tuy nhiên, trước khi phê duyệt, doanh nghiệp nên làm rõ nếu gặp một trong những dấu hiệu sau.
- Mô tả sản phẩm quá chung: Các cụm như “áo cao cấp”, “vải cao cấp”, “form chuẩn” chưa đủ để sản xuất và nghiệm thu.
- Giá thấp nhưng không rõ bao gồm gì: Cần làm rõ logo, mẫu, size đặc biệt, đóng gói, vận chuyển và VAT.
- Không có căn cứ kiểm tra chất lượng: “Đảm bảo chất lượng” chưa đủ, cần biết thành phẩm sẽ đối chiếu với mẫu, bảng size, màu và tiêu chí nào.
- Tiến độ chỉ có một con số: “20 ngày” cần được xác định tính từ ký hợp đồng, nhận cọc, duyệt thiết kế hay duyệt mẫu cuối.
- Không rõ cách xử lý sau giao hàng: Cần hỏi trước sai size, giao nhầm, sản phẩm không đúng mẫu và đặt bổ sung sẽ được xử lý như thế nào.
Với doanh nghiệp tăng nhân sự thường xuyên, điều kiện đặt bổ sung đặc biệt dễ bị bỏ qua. Một mức giá tốt ở đơn đầu nhưng khó tái đặt có thể khiến những lần sau mất nhiều thời gian hơn cần thiết.
>> XEM THÊM: Cách quản lý size đồng phục khi doanh nghiệp tăng nhân sự
6. Chấm nhanh 2, 3 báo giá trên cùng thang 20 điểm
Sau khi nhà cung cấp đã bổ sung thông tin, nhân sự hoặc thu mua có thể dùng cùng một scorecard để giảm quyết định dựa trên cảm tính.
Cách chấm điểm: 0 điểm: Chưa rõ hoặc chủ yếu là cam kết chung, 1 điểm: Có thông tin nhưng còn thiếu, 2 điểm: Đầy đủ, rõ và có thể xác nhận.
Điểm cao không tự động có nghĩa nên chọn. Bảng đánh giá chủ yếu cho biết phương án nào còn nhiều điểm chưa rõ và cần hỏi thêm ở đâu. Một tiêu chí quan trọng về an toàn, chất liệu hoặc mẫu thật chưa đạt có thể quan trọng hơn chênh lệch một vài điểm tổng. Vì vậy, đừng dùng tổng điểm để che lấp một rủi ro lớn.
> XEM THÊM: 10 tiêu chí lựa chọn công ty may đồng phục doanh nghiệp
Tiêu chí đánh giá so sánh phương án đồng phục
Chấm điểm so sánh báo giá đồng phục doanh nghiệp
7. “Đã gồm mẫu” cần được hiểu chính xác là mẫu gì
Một điểm rất dễ gây hiểu nhầm trong báo giá là từ “mẫu”. Mẫu có thể là bản thiết kế, mẫu vải, mẫu logo hoặc một sản phẩm hoàn chỉnh có thể mặc thử.
Nếu mục tiêu là kiểm tra chất liệu, form, size, logo và khả năng vận động, doanh nghiệp cần xác định rõ có mẫu sản phẩm thật hay không. Bản thiết kế giúp hình dung nhưng không thể thay thế việc mặc thử một sản phẩm hoàn chỉnh.
Một quy trình kiểm chứng mẫu rõ có thể gồm: Thiết kế -> Mẫu vải -> Mẫu logo -> Sản phẩm mẫu -> Người mặc thử -> Góp ý -> Điều chỉnh -> Mẫu cuối được xác nhận.
>> XEM THÊM: Checklist kiểm tra mẫu đồng phục trước khi sản xuất hàng loạt
Các bước kiểm tra mẫu đồng phục trước khi sản xuất
8. Trước khi phê duyệt báo giá, chỉ cần trả lời 5 câu
- Các báo giá có đang nói về cùng một sản phẩm: Cấu trúc, form, chất liệu và logo đã đủ tương đồng để so sánh chưa?
- Chất liệu và mẫu có thể đối chiếu: Có mẫu vải hoặc mẫu thật để kiểm tra thay vì chỉ dựa vào tên gọi không?
- Tổng chi phí đã rõ: Logo, mẫu, size, đóng gói, vận chuyển, VAT và khoản phát sinh đã được xác định chưa?
- Giao hàng, đổi sửa và đặt bổ sung đã rõ: Nếu giao sai, nhân viên đổi size hoặc ba tháng sau cần thêm hàng thì xử lý thế nào?
- Mẫu thật đã được kiểm tra: Người mặc đã kiểm tra form, chất liệu, logo và sự thuận tiện trong công việc chưa?
Nếu còn một câu quan trọng chưa trả lời được, chưa nên vội phê duyệt. Quy trình nên là: Đưa về cùng phạm vi -> Đánh dấu phần chưa rõ -> Yêu cầu bổ sung -> So tổng giá trị -> Kiểm tra mẫu thật -> Quyết định.
9. Trước khi quyết định, hãy kiểm tra điều bảng báo giá không thể hiện hết
Bảng báo giá giúp doanh nghiệp hiểu mình đang trả tiền cho những gì nhưng nó không thể cho biết đầy đủ chất liệu sẽ cảm thấy thế nào khi trở thành sản phẩm, form có phù hợp khi người mặc ngồi và vận động không, màu thực tế có đúng kỳ vọng không hoặc logo có cân đối trên người thật hay không.
Đó là lý do sau khi đã thu hẹp còn 1, 2 phương án phù hợp, bước tiếp theo nên là kiểm tra trên mẫu thật. Mẫu giúp doanh nghiệp xác minh phần chênh lệch trong báo giá có thực sự tạo ra giá trị trên sản phẩm hay không.
>> XEM THÊM: Vì sao nên trải nghiệm mẫu đồng phục thật trước khi may hàng loạt?
>> XEM THÊM: 25 câu hỏi về chương trình trải nghiệm mẫu đồng phục thật
Nhân viên trải nghiệm mẫu đồng phục trước khi lựa chọn phương án
YÊU CẦU BA PHƯƠNG ÁN ĐỒNG PHỤC ĐỂ SO SÁNH
TRẢI NGHIỆM MẪU THẬT TRƯỚC KHI CHỌN PHƯƠNG ÁN
Đừng chọn báo giá chỉ vì con số thấp nhất. Hãy đưa các phương án về cùng phạm vi, tìm chính xác phần chênh lệch nằm ở đâu và kiểm chứng phần chênh lệch đó trên sản phẩm thật trước khi quyết định.
SƯ TỬ VÀNG
Đồng phục thiết kế riêng, tối ưu theo môi trường làm việc thực tế cho doanh nghiệp.
Thông tin liên hệ:
- Hotline/ Zalo tư vấn ngay: 0911114866
- Website: https://dongphucsutuvang.com/
- Email: [email protected]
Hệ thống Showroom:
- Showroom 1: 81 Trần Mai Ninh, P. Bảy Hiền, TP. HCM
- Showroom 2: 3 Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, Hà Nội
