Khi lựa chọn công ty may đồng phục, người phụ trách thường nhận được rất nhiều thông tin như hình ảnh sản phẩm, tên chất liệu, đơn giá, thời gian giao hàng và danh sách khách hàng đã từng thực hiện. Càng nhiều nhà cung cấp, quyết định đôi khi lại càng khó.
Đơn vị có giá thấp hơn chưa chắc tạo ra tổng chi phí thấp hơn nếu sau đó phát sinh đổi size, sửa mẫu, giao thiếu, chậm tiến độ hoặc khó đặt bổ sung. Ngược lại, mức giá cao hơn cũng chưa tự động chứng minh sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp hơn. Vì vậy, thay vì chỉ hỏi “Một chiếc bao nhiêu tiền?”, hãy hỏi thêm “Đơn vị này sẽ hiểu nhu cầu, kiểm tra mẫu, quản lý chất lượng và hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt đơn hàng như thế nào?”.
Bộ 10 tiêu chí dưới đây giúp nhân sự, thu mua và người ra quyết định đánh giá nhà cung cấp trên cùng một cơ sở, thay vì dựa chủ yếu vào giá, hình ảnh quảng cáo hoặc cảm nhận cá nhân.
Cách chấm điểm: 0 điểm: Chưa có hoặc chủ yếu là cam kết bằng lời, 1 điểm: Có nhưng chưa đầy đủ hoặc chưa kiểm chứng được, 2 điểm: Rõ ràng, có quy trình hoặc bằng chứng có thể kiểm tra. Tổng điểm tối đa: 20 điểm.
10 tiêu chí lựa chọn công ty may đồng phục doanh nghiệp
1. Nhóm hiểu nhu cầu: Nhà cung cấp có hiểu doanh nghiệp trước khi đề xuất?
Hai tiêu chí đầu tiên giúp kiểm tra một điều cơ bản: Nhà cung cấp đang đề xuất giải pháp dựa trên dữ liệu của doanh nghiệp hay chỉ lấy sản phẩm có sẵn để giới thiệu.
1.1. Tiêu chí 1. Có thực sự tìm hiểu nhu cầu của doanh nghiệp?
Một đơn vị phù hợp không nên chỉ hỏi số lượng, loại áo và ngân sách. Họ cần hiểu thêm ai sẽ mặc, công việc gì, môi trường nào, đồng phục hiện tại đang có vấn đề gì, doanh nghiệp muốn giữ điều gì và khi nào cần sử dụng.
Dấu hiệu tốt là sau khi trao đổi, nhà cung cấp có thể tóm tắt lại nhu cầu theo cách rõ ràng. Ví dụ: Nhóm người mặc là ai, môi trường sử dụng ở đâu, yêu cầu nào đang được ưu tiên và vấn đề nào cần cải thiện.
Câu hỏi nên đặt: Anh/chị đang hiểu nhu cầu quan trọng nhất của doanh nghiệp chúng tôi là gì?
Chấm điểm: 0 điểm: Chủ yếu hỏi số lượng và giá, 1 điểm: Có hỏi thêm nhưng chưa tổng hợp rõ, 2 điểm: Có thông tin nhu cầu và xác nhận lại trước khi đề xuất.
>> XEM THÊM: Doanh nghiệp nên khảo sát những gì trước khi thiết kế đồng phục?
1.2. Tiêu chí 2. Có khảo sát người mặc, công việc và môi trường?
Nhân viên văn phòng, kỹ thuật, kho, nhà máy và dịch vụ có mức vận động, nhiệt độ, tư thế làm việc và yêu cầu sử dụng khác nhau. Nếu những khác biệt này chưa được làm rõ, việc đề xuất cùng một form hoặc chất liệu cho tất cả bộ phận cần được kiểm tra lại.
Nhà cung cấp không nhất thiết phải đến khảo sát trực tiếp mọi trường hợp. Điều quan trọng là họ có phương pháp để xác định người mặc -> công việc -> môi trường -> yêu cầu sử dụng trước khi đề xuất hay không.
Câu hỏi nên đặt: Anh/chị sẽ xác định sự khác nhau giữa các nhóm nhân viên của chúng tôi như thế nào?
Chấm điểm: 0 điểm: Không khảo sát, 1 điểm: Có hỏi chung nhưng chưa đi vào công việc, 2 điểm: Có khảo sát người mặc, môi trường và yêu cầu của từng nhóm.
>> XEM THÊM: Đồng phục phù hợp môi trường làm việc quan trọng như thế nào?
Nhà cung cấp khảo sát nhu cầu đồng phục doanh nghiệp
2. Nhóm đề xuất và kiểm chứng: Nhà cung cấp có giải thích được vì sao phương án phù hợp?
Sau khi hiểu nhu cầu, bước tiếp theo không phải là gửi thật nhiều lựa chọn. Điều doanh nghiệp cần là biết vì sao một chất liệu hoặc thiết kế được đề xuất và cách kiểm chứng nó trước khi sản xuất số lượng lớn.
2.1. Tiêu chí 3. Chất liệu có được đề xuất dựa trên nhu cầu sử dụng?
Không nên chọn chất liệu chỉ vì đang phổ biến, có sẵn, sờ mềm hoặc đã được nhiều khách hàng khác sử dụng. Chất liệu cần được xem xét cùng nhiệt độ, mức vận động, thời gian mặc, yêu cầu hình ảnh, độ bền, cách chăm sóc và yêu cầu kỹ thuật nếu có.
Một nhà cung cấp đáng để tiếp tục xem xét cần giải thích được phương án đó phù hợp trong điều kiện nào, điểm nào cần cân nhắc và doanh nghiệp nên kiểm tra gì trên mẫu thật. Nếu chỉ nói “đây là loại tốt nhất”, hãy hỏi tiếp: Tốt cho ai, tốt ở đâu và tốt theo tiêu chí nào?
Câu hỏi nên đặt: Vì sao chất liệu này phù hợp với người mặc và môi trường của chúng tôi?
Chấm điểm: 0 điểm: Chỉ đưa tên vải và giá, 1 điểm: Có mô tả đặc tính nhưng chưa liên hệ rõ với nhu cầu, 2 điểm: Giải thích được nhu cầu, đặc tính, điểm cần kiểm tra và phương án thay thế.
>> XEM THÊM: Cách chọn chất liệu đồng phục theo môi trường làm việc
2.2. Tiêu chí 4. Có quy trình thiết kế, may mẫu và mặc thử rõ ràng?
Bản thiết kế giúp doanh nghiệp hình dung, nhưng mẫu thật mới cho biết chất liệu, form, size, logo và chi tiết có hoạt động như kỳ vọng hay không. Vì vậy, cần phân biệt rõ duyệt thiết kế để may mẫu và duyệt mẫu thật để sản xuất hàng loạt.
Quy trình nên làm rõ mẫu được may bằng chất liệu nào, ai sẽ mặc thử, phản hồi được ghi nhận thế nào, sau khi chỉnh sửa có kiểm tra lại không và thời điểm nào mẫu được khóa để sản xuất.
Câu hỏi nên đặt: Từ bản thiết kế đến mẫu cuối, doanh nghiệp chúng tôi sẽ được kiểm tra và xác nhận ở những bước nào?
Chấm điểm: 0 điểm: Không có quy trình mẫu rõ, 1 điểm: Có mẫu nhưng cách kiểm tra còn chung chung, 2 điểm: Có thiết kế, may mẫu, mặc thử, ghi nhận góp ý, điều chỉnh và xác nhận mẫu cuối.
>> XEM THÊM: Vì sao nên trải nghiệm mẫu đồng phục thật trước khi may hàng loạt?
Quy trình thiết kế may mẫu và mặc thử đồng phục doanh nghiệp
3. Nhóm kiểm soát triển khai: Nhà cung cấp quản lý size và chất lượng như thế nào?
Một mẫu tốt vẫn có thể trở thành một đơn hàng khó vận hành nếu size sai nhiều hoặc chất lượng giữa các sản phẩm không đồng đều. Vì vậy, hai tiêu chí tiếp theo đặc biệt quan trọng với nhân sự và thu mua khi số lượng nhân viên lớn.
3.1. Tiêu chí 5. Có phương pháp quản lý size rõ ràng?
Sai size không chỉ là chuyện đổi một chiếc áo. Với số lượng lớn, nó có thể kéo theo thu hồi, đổi hàng, phân phát lại, cập nhật danh sách và xử lý nhân viên mới.
Nhà cung cấp cần làm rõ bảng size áp dụng cho form nào, nhân viên chọn size bằng cách nào, có bộ thử size không, trường hợp nằm giữa hai size xử lý thế nào và dữ liệu size được lưu ra sao cho lần đặt bổ sung.
Câu hỏi nên đặt: Anh/chị sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hạn chế sai size và xử lý nhân viên mới như thế nào?
Chấm điểm: 0 điểm: Chỉ gửi bảng size, 1 điểm: Có hướng dẫn nhưng chưa có cách kiểm soát rõ, 2 điểm: Có quy trình chọn, thử, xác nhận, cập nhật và phục vụ đặt bổ sung.
>> XEM THÊM: Cách hạn chế sai size đồng phục khi may cho nhiều nhân viên
3.2. Tiêu chí 6. Có quy trình kiểm soát chất lượng có thể kiểm tra?
Câu “bên em kiểm hàng rất kỹ” chưa đủ để đánh giá khả năng kiểm soát chất lượng. Doanh nghiệp cần biết kiểm tra cái gì, ở giai đoạn nào, ai chịu trách nhiệm và sản phẩm không đạt sẽ được xử lý ra sao.
Tùy loại sản phẩm, các điểm cần kiểm tra có thể gồm vật liệu đầu vào, màu sắc, logo, thông số size, đường may, số lượng, thành phẩm và đối chiếu với mẫu cuối đã duyệt. Việc có biểu mẫu hoặc hồ sơ kiểm tra giúp cam kết trở thành thứ có thể đối chiếu.
Câu hỏi nên đặt: Anh/chị có thể cho chúng tôi xem quy trình hoặc phiếu kiểm tra áp dụng cho đơn hàng tương tự không?
Chấm điểm: 0 điểm: Chủ yếu cam kết bằng lời, 1 điểm: Có kiểm tra nhưng hồ sơ hoặc tiêu chí chưa rõ, 2 điểm: Có điểm kiểm soát, tiêu chí, người chịu trách nhiệm và cách xử lý khi không đạt.
Kiểm soát size và chất lượng đồng phục doanh nghiệp
4. Nhóm thương mại và tiến độ: Những gì đã hứa có được thể hiện thành kế hoạch rõ ràng?
Giá và ngày giao thường là hai nội dung được hỏi sớm nhất, nhưng cũng là hai nội dung dễ gây hiểu nhầm nhất nếu phạm vi chưa rõ. Một báo giá tốt và một kế hoạch tốt phải cho doanh nghiệp biết điều kiện nào đang được giả định.
4.1. Tiêu chí 7. Có lập tiến độ và quản lý thay đổi rõ ràng?
Tiến độ không nên chỉ có một ngày giao cuối cùng. Một kế hoạch phù hợp cần thể hiện những mốc chính như xác nhận yêu cầu, thiết kế, may mẫu, mặc thử, điều chỉnh, khóa size, sản xuất, kiểm tra và giao hàng.
Quan trọng hơn, cần biết bên nào chịu trách nhiệm xác nhận từng mốc và điều gì xảy ra nếu doanh nghiệp thay đổi số lượng, logo, size hoặc mẫu sau thời điểm đã thống nhất.
Câu hỏi nên đặt: Tiến độ gồm những mốc nào và bên nào chịu trách nhiệm xác nhận từng mốc?
Chấm điểm: 0 điểm: Chỉ hứa ngày giao, 1 điểm: Có lịch tổng quát, 2 điểm: Có mốc, trách nhiệm, điều kiện chuyển bước và cách quản lý thay đổi.
4.2. Tiêu chí 8. Báo giá và điều kiện thương mại có đủ rõ để so sánh?
Hai báo giá cùng ghi 200.000 đồng một sản phẩm chưa chắc đang bán cùng một phạm vi. Cần đối chiếu sản phẩm, chất liệu, cấu trúc, logo, size, may mẫu, đóng gói, vận chuyển, VAT, tiến độ, thanh toán và điều kiện đặt bổ sung.
Báo giá càng rõ thì người phụ trách càng dễ so sánh công bằng và càng ít phải xử lý các khoản phát sinh do hai bên hiểu khác nhau. Điều cần tìm không phải báo giá nhiều chữ nhất, mà là báo giá giúp xác định rõ đã bao gồm gì, chưa bao gồm gì và điều kiện nào có thể làm giá thay đổi.
Câu hỏi nên đặt: Để so sánh công bằng, báo giá này đang bao gồm và chưa bao gồm những gì?
Chấm điểm: 0 điểm: Thiếu nhiều thông tin quan trọng, 1 điểm: Có mô tả nhưng một số điều kiện chưa rõ, 2 điểm: Sản phẩm, phạm vi, điều kiện và phát sinh được trình bày minh bạch.
>> XEM THÊM: Cách đọc và so sánh báo giá đồng phục doanh nghiệp
5. Nhóm sau giao hàng và năng lực: Nhà cung cấp có phù hợp cho cả đơn hàng này và những lần sau?
Lựa chọn nhà cung cấp không nên kết thúc ở câu hỏi “Họ có may được không?”. Doanh nghiệp cần biết họ có thể quản lý đơn hàng đúng quy mô, lưu dữ liệu và tiếp tục hỗ trợ khi nhân sự thay đổi hay không.
5.1. Tiêu chí 9. Có hệ thống hỗ trợ sau giao hàng?
Sau khi nhận hàng, doanh nghiệp vẫn có thể phát sinh nhân viên mới, đổi size, thiếu sản phẩm, mở chi nhánh hoặc cần đặt bổ sung. Nếu mọi thông tin chỉ nằm trong điện thoại hoặc trí nhớ của một nhân viên bán hàng, lần đặt tiếp theo rất dễ phải làm lại từ đầu.
Nhà cung cấp nên có khả năng lưu hoặc tra cứu mẫu đã duyệt, chất liệu, màu, logo, bảng size, lịch sử điều chỉnh và thông tin cần thiết cho việc đặt bổ sung.
Câu hỏi nên đặt: Nếu ba tháng sau có thêm 10 nhân viên, doanh nghiệp chúng tôi sẽ đặt bổ sung bằng cách nào?
Chấm điểm: 0 điểm: Không có quy trình sau giao, 1 điểm: Có hỗ trợ nhưng phần lớn xử lý thủ công, 2 điểm: Có hồ sơ, dữ liệu và cách đặt bổ sung rõ.
>> XEM THÊM: Cách quản lý size đồng phục khi doanh nghiệp tăng nhân sự
5.2. Tiêu chí 10. Có năng lực và bằng chứng phù hợp với chính nhu cầu của doanh nghiệp?
Số năm hoạt động, danh sách khách hàng hoặc hình ảnh trên website đều là thông tin tham khảo nhưng chưa đủ để chứng minh một đơn vị phù hợp với đơn hàng cụ thể. Cần xem năng lực có tương đồng với loại sản phẩm, số lượng, tiến độ và yêu cầu đang cần hay không.
Bằng chứng hữu ích có thể gồm mẫu thật, hồ sơ đơn hàng tương tự được phép công bố, quy trình may mẫu, kiểm soát chất lượng, cách quản lý phần việc thuê ngoài nếu có và người chịu trách nhiệm chính cho đơn hàng.
Câu hỏi nên đặt: Anh/chị có thể cung cấp bằng chứng nào liên quan trực tiếp đến loại sản phẩm và quy mô chúng tôi đang cần?
Chấm điểm: 0 điểm: Chủ yếu là lời giới thiệu, 1 điểm: Có bằng chứng nhưng chưa sát nhu cầu, 2 điểm: Có mẫu, hồ sơ, quy trình và người chịu trách nhiệm phù hợp.
Bằng chứng năng lực của công ty may đồng phục doanh nghiệp
6. Bảng đánh giá chấm nhanh 2, 3 nhà cung cấp
Sau khi trao đổi, nhân sự hoặc thu mua có thể chấm các đơn vị trên cùng một bảng. Nên chấm dựa trên tài liệu, quy trình, mẫu thật, câu trả lời và bằng chứng có thể kiểm tra, không chấm dựa chủ yếu vào quà tặng, khả năng thuyết phục hoặc hình ảnh quảng cáo.
Bảng chấm điểm so sánh công ty may đồng phục doanh nghiệp
Cách đọc điểm: 18 đến 20 điểm: Có nền tảng tốt để tiếp tục kiểm tra mẫu và điều kiện cuối, 14 đến 17 điểm: Có thể phù hợp nhưng còn nội dung cần làm rõ, dưới 14 điểm: Chưa đủ cơ sở để quyết định, nên làm rõ các tiêu chí quan trọng trước khi lựa chọn.
Điểm số không thay thế quyết định. Một yêu cầu quan trọng về kỹ thuật hoặc an toàn chưa đáp ứng có thể đáng lưu ý hơn việc tổng điểm cao hơn một hoặc hai điểm.
7. Nếu không có nhiều thời gian, hãy kiểm tra 4 điều trước
Người phụ trách không phải lúc nào cũng có đủ thời gian để đánh giá sâu ngay từ vòng đầu. Trong trường hợp cần sàng lọc nhanh, hãy kiểm tra bốn điều dưới đây trước khi đi vào chi tiết.
- Hiểu nhu cầu: Nhà cung cấp có hiểu ai mặc, làm gì và ở đâu trước khi đề xuất không?
- Có mẫu thật: Doanh nghiệp có thể kiểm tra chất liệu, form, size và chi tiết trên sản phẩm thật không?
- Có hệ thống kiểm soát: Size, chất lượng, tiến độ và thay đổi có quy trình rõ không?
- Có khả năng duy trì: Sau giao hàng, việc đặt bổ sung và truy xuất thông tin có thuận tiện không?
Nếu cả bốn nội dung này đều chưa rõ, chưa nên lựa chọn chỉ vì đơn giá hấp dẫn hoặc thời gian giao được hứa rất nhanh.
8. Quy trình lựa chọn nhà cung cấp gọn hơn
Không cần yêu cầu hàng chục tài liệu ngay từ vòng đầu. Hãy yêu cầu đúng bằng chứng tương ứng với rủi ro mà doanh nghiệp cần kiểm tra.
- Làm rõ nhu cầu: Xác định người mặc, công việc, môi trường, số lượng và ngày cần sử dụng.
- Gửi cùng một yêu cầu: Để các nhà cung cấp không tự giả định những phạm vi khác nhau.
- Kiểm tra phương án và mẫu thật: Không lựa chọn chỉ từ hình ảnh hoặc catalogue.
- Chấm 10 tiêu chí: Dùng cùng một thang 0, 1, 2 điểm cho các đơn vị.
- Đưa báo giá về cùng phạm vi: Làm rõ sản phẩm, chất liệu, logo, size, mẫu, thuế, vận chuyển và đặt bổ sung.
- Làm rõ điểm 0 và 1: Yêu cầu bổ sung bằng chứng hoặc điều kiện trước khi quyết định.
- Kiểm chứng trên mẫu thật: Đặc biệt với đơn hàng số lượng lớn hoặc yêu cầu sử dụng dài hạn.
Quy trình có thể tóm gọn thành: Nhu cầu -> Cùng phạm vi -> Bằng chứng -> Mẫu thật -> Chấm điểm -> Làm rõ -> Quyết định.
9. Đừng chọn công ty may đồng phục chỉ từ một báo giá
Đừng chọn công ty may đồng phục chỉ từ một báo giá Một nhà cung cấp phù hợp không chỉ là đơn vị may ra được sản phẩm. Họ cần giúp doanh nghiệp kiểm soát cả hành trình từ làm rõ nhu cầu, xây dựng phương án, may mẫu, quản lý size, kiểm tra chất lượng, giao hàng đến việc đặt bổ sung sau này. Vì vậy, sau khi nhận báo giá, hãy kiểm tra thêm: Họ có hiểu người mặc không, có hiểu môi trường không, có giải thích được chất liệu không, có mẫu thật để kiểm tra không, có quản lý size và chất lượng rõ không, báo giá và tiến độ có minh bạch không, sau giao hàng có thể đặt bổ sung thuận tiện không? Sau đó mới đặt câu hỏi cuối cùng: “Mức giá này có phù hợp với toàn bộ phạm vi, giá trị và trách nhiệm đã được làm rõ không?”
Nếu doanh nghiệp đang so sánh 2, 3 nhà cung cấp, hãy gửi cùng một bản nhu cầu cho tất cả các bên và yêu cầu đề xuất trên cùng phạm vi. Khi đó, bảng 10 tiêu chí trên mới giúp nhìn rõ đơn vị nào phù hợp hơn thay vì chỉ nhìn thấy đơn vị nào báo giá thấp hơn.
>> XEM THÊM: Cách đọc và so sánh báo giá đồng phục doanh nghiệp
Quy trình lựa chọn công ty may đồng phục doanh nghiệp
TRẢI NGHIỆM MẪU THẬT TRƯỚC KHI SẢN XUẤT
Nhà cung cấp phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp mua được một bộ đồng phục. Họ cần giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn cả quá trình từ nhu cầu ban đầu đến những lần đặt bổ sung sau này.
SƯ TỬ VÀNG
Đồng phục thiết kế riêng, tối ưu theo môi trường làm việc thực tế cho doanh nghiệp.
Thông tin liên hệ:
- Hotline/ Zalo tư vấn ngay: 0911114866
- Website: https://dongphucsutuvang.com/
- Email: [email protected]
Hệ thống Showroom:
- Showroom 1: 81 Trần Mai Ninh, P. Bảy Hiền, TP. HCM
- Showroom 2: 3 Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, Hà Nội
