Khi chuẩn bị làm đồng phục, việc đầu tiên có nên là “Cho tôi xin báo giá 500 áo”? Chưa chắc, vì nếu người mặc, công việc, môi trường, chất liệu, size và ngày cần sử dụng chưa rõ thì mỗi nhà cung cấp có thể tự hiểu yêu cầu theo một cách khác nhau.
Kết quả là doanh nghiệp nhận được nhiều báo giá nhưng lại khó biết phương án nào thực sự phù hợp và vì sao giá khác nhau. Trước khi hỏi giá, hãy dành vài phút trả lời 10 câu hỏi dưới đây để tạo một brief đủ rõ cho HR, Thu mua và nhà cung cấp cùng làm việc.
Nếu chỉ nhớ một công thức từ bài này: Người mặc -> Công việc -> Môi trường -> Vấn đề hiện tại -> Hình ảnh mong muốn -> Yêu cầu chất liệu -> Size -> Số lượng -> Ngày sử dụng -> Đặt bổ sung.
Cách chấm điểm: Mỗi câu đã rõ được 1 điểm, chưa rõ được 0 điểm. Điểm tối đa là 10, mục tiêu không phải đạt 10/10 ngay mà là biết chính xác doanh nghiệp còn thiếu thông tin ở đâu.
10 câu hỏi cần trả lời trước khi đặt may đồng phục doanh nghiệp
1. Nhóm 1: Hiểu người mặc và nơi đồng phục được sử dụng
Ba câu đầu tiên là nền tảng. Nếu ai mặc, làm gì và mặc ở đâu chưa rõ thì chưa nên vội chọn kiểu dáng hoặc tên vải.
1.1. Ai sẽ mặc bộ đồng phục này?
Đừng dừng ở câu trả lời “nhân viên công ty”. Hãy xác định bộ phận, nam/nữ, số lượng tương đối, mức độ đa dạng vóc dáng, thời gian mặc và những nhóm người có cách sử dụng khác nhau.
Ví dụ: 500 nhân viên có thể gồm văn phòng, kỹ thuật, kho và bán hàng. Nếu gom tất cả thành một nhóm duy nhất ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể bỏ qua những khác biệt quan trọng về form, size và công việc. Cần ghi lại: Bộ phận, số người, nam/nữ, vóc dáng đặc biệt, thời gian mặc.
>> XEM THÊM: Doanh nghiệp nên khảo sát những gì trước khi thiết kế đồng phục?
1.2. Người mặc làm công việc gì?
Một bộ đồng phục dành cho người ngồi văn phòng sẽ có yêu cầu khác người phải cúi, đưa tay, nâng vật, đi lại liên tục hoặc mang dụng cụ. Hãy ghi ra 3 động tác xuất hiện thường xuyên nhất trong công việc.
Ví dụ, nếu kỹ thuật viên thường xuyên đưa tay lên cao, vùng vai và nách cần được kiểm tra kỹ hơn. Nếu nhân viên phải dùng bộ đàm nhiều lần mỗi ngày, vị trí túi trở thành một yêu cầu chức năng chứ không chỉ là chi tiết trang trí. Cần ghi lại: 3 thao tác chính, mức vận động, dụng cụ thường mang theo.
>> XEM THÊM: Một bộ đồng phục tốt phải giúp người mặc làm việc thuận tiện hơn mỗi ngày
1.3. Đồng phục sẽ được mặc ở đâu?
Cần xác định văn phòng, nhà máy, kho, ngoài trời, nhà hàng, khách sạn, khu kỹ thuật hoặc nhiều môi trường khác nhau. Sau đó làm rõ thêm nhiệt độ, trong nhà hoặc ngoài trời, mức vận động, thời gian tiếp xúc và yêu cầu an toàn nếu có.
Một chất liệu phù hợp trong phòng điều hòa chưa chắc phù hợp khi mặc ngoài trời nhiều giờ. Vì vậy, môi trường nên được hiểu trước, chất liệu được lựa chọn sau. Cần ghi lại: Môi trường, nhiệt độ, trong hoặc ngoài trời, thời gian mặc, yêu cầu an toàn.
>> XEM THÊM: Đồng phục phù hợp môi trường làm việc quan trọng như thế nào?
Người mặc công việc và môi trường trước khi đặt may đồng phục
2. Nhóm 2: Xác định điều cần giữ và điều cần thay đổi
Sau khi hiểu nơi đồng phục được sử dụng, doanh nghiệp cần làm rõ vấn đề hiện tại, hình ảnh mong muốn và yêu cầu của chất liệu. Đây là ba câu giúp nhà cung cấp không phải đoán doanh nghiệp đang thực sự muốn cải thiện điều gì.
2.1. Đồng phục hiện tại đang có vấn đề gì?
Nếu đã có đồng phục, đừng bỏ qua mẫu đang sử dụng vì đây là nguồn dữ liệu thực tế nhất. Hãy xem nhân viên có phản hồi về nóng, khó vận động, sai size, form chưa phù hợp, màu xuống nhanh, khó chăm sóc hoặc chi tiết bất tiện hay không.
Sau đó hỏi thêm “Điều gì của bộ hiện tại nên giữ lại?”. Một mẫu mới tốt hơn không đồng nghĩa phải thay đổi toàn bộ những gì doanh nghiệp đang có. Cần ghi lại: 3 điểm đang tốt, 3 vấn đề cần cải thiện.
>> XEM THÊM: 20 tiêu chí đánh giá đồng phục doanh nghiệp hiện tại
2.2. Doanh nghiệp muốn đồng phục thể hiện hình ảnh gì?
Đừng chỉ ghi “đẹp và chuyên nghiệp” vì mỗi người có thể hiểu khác nhau. Hãy chọn 2, 3 từ khóa sát hơn như chuyên nghiệp, hiện đại, thân thiện, năng động, trang trọng, kỹ thuật hoặc cao cấp.
Đồng thời chuẩn bị logo, màu nhận diện và guideline thương hiệu nếu có. Nhận diện phải được đưa lên sản phẩm sao cho vẫn phù hợp với người mặc và công việc, không nên xem logo và màu sắc là hai yếu tố duy nhất của thiết kế. Cần ghi lại: 2, 3 từ khóa hình ảnh, màu thương hiệu, logo, guideline nếu có.
>> XEM THÊM: Đồng phục nhận diện thương hiệu: Làm sao vừa đúng hình ảnh vừa thoải mái cho người mặc?
2.3. Chất liệu cần đáp ứng điều gì?
Doanh nghiệp không nhất thiết phải biết trước chính xác tên vải. Thay vì yêu cầu “loại tốt nhất” hãy mô tả điều sản phẩm cần đáp ứng như thoáng, co giãn, đứng form, bền, dễ chăm sóc, phù hợp ngoài trời hoặc có yêu cầu kỹ thuật riêng.
Nhà cung cấp từ đó mới có cơ sở đề xuất chất liệu và giải thích vì sao phù hợp. Một đề xuất tốt không chỉ đưa ra tên vải mà còn phải liên hệ đặc tính đó với môi trường và cách sử dụng thực tế. Cần ghi lại: Ưu tiên chất liệu, môi trường, thời gian mặc, cách chăm sóc.
>> XEM THÊM: Cách chọn chất liệu đồng phục theo môi trường làm việc
Xác định yêu cầu trước khi lựa chọn thiết kế và chất liệu đồng phục
3. Nhóm 3: Chuẩn bị dữ liệu để triển khai được
Một thiết kế tốt vẫn có thể trở thành một dự án khó vận hành nếu size, số lượng và ngày sử dụng không được làm rõ. Đây là nhóm thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và khối lượng công việc của nhân sự, thu mua.
3.1. Doanh nghiệp sẽ lấy size bằng cách nào?
Có thể để nhân viên tự chọn theo bảng size, đo, thử bộ size hoặc kết hợp nhiều phương pháp. Nhưng không nên khóa danh sách size khi mẫu và form vẫn đang thay đổi.
Với số lượng lớn, thử size có kiểm soát thường giúp phát hiện những nhóm vóc dáng chưa phù hợp trước khi sản xuất. Đồng thời cần xác định ngay cách xử lý nhân sự mới hoặc trường hợp nằm giữa hai size. Cần ghi lại: Cách lấy size, thời điểm lấy size, người quản lý dữ liệu, cách xử lý nhân viên mới.
>> XEM THÊM: Cách hạn chế sai size khi may đồng phục cho nhiều nhân viên
>> XEM THÊM: Cách quản lý size đồng phục khi doanh nghiệp tăng nhân sự
3.2. Doanh nghiệp cần bao nhiêu đồng phục?
Đừng chỉ ghi “khoảng 500 áo”. Hãy làm rõ số người, số sản phẩm mỗi người, số loại sản phẩm, số bộ phận, số địa điểm và có chia giao thành nhiều đợt hay không.
Số lượng ảnh hưởng đến việc lập size, sản xuất, phân loại, đóng gói, giao hàng và điều kiện đặt bổ sung. Nếu số lượng chỉ là dự kiến, hãy ghi rõ đâu là số dự kiến và thời điểm nào sẽ xác nhận số cuối. Cần ghi lại: Số người, sản phẩm/người, loại sản phẩm, địa điểm, số đợt giao.
3.3. Khi nào nhân viên thực sự cần bắt đầu sử dụng?
Đừng chỉ hỏi nhà cung cấp “May mất bao lâu?”. Hãy xác định ngày nhân viên cần bắt đầu mặc rồi tính ngược các bước cần hoàn thành trước đó.
Quy trình thời gian nên là: Ngày sử dụng -> Giao hàng -> Kiểm tra -> Sản xuất -> Duyệt mẫu -> Mặc thử -> May mẫu -> Thiết kế -> Khảo sát. Khoảng thời gian dành cho may mẫu, thử và điều chỉnh càng bị ép ngắn thì rủi ro phải duyệt vội càng cao. Cần ghi lại: Ngày sử dụng thực tế, thời gian dự phòng, các mốc duyệt nội bộ.
Lập kế hoạch thời gian trước khi đặt may đồng phục doanh nghiệp
4. Nhóm 4: Nghĩ đến lần đặt tiếp theo ngay từ lần đầu
Sau lần đầu, doanh nghiệp có cần đặt bổ sung không?
Đây là câu rất dễ bị bỏ quên nhưng lại quan trọng với doanh nghiệp thường xuyên tuyển dụng, có nhiều chi nhánh hoặc cấp đồng phục định kỳ. Nếu có khả năng tái đặt, cần nghĩ từ đầu đến việc lưu mẫu, chất liệu, màu, logo, thông số, bảng size và lịch sử điều chỉnh.
Ví dụ: Sáu tháng sau doanh nghiệp cần thêm 20 áo cho nhân viên mới. Quy trình tốt phải giúp lần đặt đó nhanh hơn và nhất quán hơn lần đầu, không phải quay lại tìm xem mẫu cũ dùng vải gì, logo bao nhiêu centimet và bảng size nào đã được duyệt. Cần ghi lại: Tần suất tuyển mới, nhu cầu cấp bổ sung, dữ liệu cần lưu, số lượng đặt lại dự kiến.
>> XEM THÊM: Cách quản lý size đồng phục khi doanh nghiệp tăng nhân sự
Hồ sơ đồng phục phục vụ đặt bổ sung cho nhân viên mới
5. Doanh nghiệp đã sẵn sàng đến đâu?
Sau khi trả lời đủ 10 câu, cộng tổng số câu đã rõ. Điểm số không dùng để đánh giá doanh nghiệp làm tốt hay chưa tốt, mà giúp xác định bước tiếp theo phù hợp.
Đánh giá mức độ rõ nhu cầu dồng phục
Điểm tổng không quan trọng bằng câu nào đang chưa rõ. Ví dụ: Doanh nghiệp có thể đạt 8/10 nhưng nếu hai câu còn thiếu là môi trường sử dụng và ngày cần mặc thì đây vẫn là hai dữ liệu cần ưu tiên xử lý.
>> XEM THÊM:Doanh nghiệp nên khảo sát những gì trước khi thiết kế đồng phục?
Đánh giá mức độ sẵn sàng trước khi đặt may đồng phục
6. Sau 10 câu, hãy gom tất cả thành một trang brief
Đây là bước giúp bài viết chuyển từ “đọc để biết” thành “công cụ để làm việc”. Nhân sự hoặc thu mua chỉ cần gom kết quả vào một trang rồi gửi cùng một nội dung cho các nhà cung cấp cần so sánh.
Thông tin cần chuẩn bị khi đặt may đồng phục
giúp tôi 500 áo polo”, mỗi nhà cung cấp có thể tự chọn chất liệu, form, kỹ thuật logo, phạm vi mẫu và cách giao khác nhau, khi đó các mức giá nhận về không còn cùng một cơ sở để so sánh.
Ngược lại, khi các bên nhận cùng thông tin về người mặc + công việc + môi trường + yêu cầu + số lượng + thời gian, doanh nghiệp sẽ dễ nhìn thấy phần chênh lệch giữa các phương án nằm ở đâu.
>> XEM THÊM: Cách đọc và so sánh báo giá đồng phục doanh nghiệp
7. Khi 10 câu đã rõ, bước tiếp theo chưa phải là sản xuất
Đã xác định được nhu cầu không có nghĩa doanh nghiệp nên đặt hàng ngay. Bước tiếp theo là chuyển dữ liệu thành một phương án cụ thể và kiểm chứng những giả định quan trọng trên sản phẩm thật.
Quy trình nên đi theo: Xác nhận nhu cầu -> Xây dựng hướng thiết kế -> Chọn chất liệu -> May mẫu -> Mặc thử -> Hỏi người mặc -> Điều chỉnh -> Duyệt mẫu -> Xác nhận size -> Quyết định sản xuất. Cách này giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề khi việc sửa còn nằm trên một mẫu thay vì sau khi hàng trăm sản phẩm đã hoàn thành.
>> XEM THÊM: Quy trình thiết kế đồng phục doanh nghiệp từ nhu cầu đến mẫu thật
>> XEM THÊM: Vì sao nên trải nghiệm mẫu đồng phục thật trước khi may hàng loạt?
Từ thông tin nhu cầu đến mẫu đồng phục doanh nghiệp thực tế
8. Đừng bắt đầu đơn hàng bằng câu “Báo giá giúp tôi”
Trước khi gửi yêu cầu, hãy kiểm tra doanh nghiệp đã làm rõ ai mặc, làm gì, mặc ở đâu, vấn đề hiện tại là gì, muốn hình ảnh nào, chất liệu cần đáp ứng gì, lấy size thế nào, cần bao nhiêu, khi nào cần và có đặt bổ sung không. Không nhất thiết phải biết chính xác tên vải, thông số kỹ thuật hoặc form cuối, những phần đó có thể tiếp tục được làm rõ trong quá trình tư vấn và may mẫu.
Càng ít giả định, doanh nghiệp càng dễ nhận được phương án phù hợp và càng dễ so sánh nhà cung cấp trên cùng một cơ sở. Khi 10 câu đã tương đối rõ, hãy chuyển brief đó thành mẫu thật để kiểm tra chất liệu, màu, logo, form, size và trải nghiệm người mặc trước khi quyết định sản xuất số lượng lớn.
Đừng bắt đầu bằng “Báo giá giúp tôi 500 áo”. Hãy bắt đầu bằng một yêu cầu đủ rõ để doanh nghiệp biết chính xác mình đang so sánh và sẽ nhận được gì.
SƯ TỬ VÀNG
Đồng phục thiết kế riêng, tối ưu theo môi trường làm việc thực tế cho doanh nghiệp.
Thông tin liên hệ:
- Hotline/ Zalo tư vấn ngay: 0911114866
- Website: https://dongphucsutuvang.com/
- Email: [email protected]
Hệ thống Showroom:
- Showroom 1: 81 Trần Mai Ninh, P. Bảy Hiền, TP. HCM
- Showroom 2: 3 Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, Hà Nội
